La importancia del estado de flujo de efectivo para las empresas
Ambre Baynaud
8 jul 2024
Hoy más que nunca, la sostenibilidad de las empresas depende de una gestión financiera sólida. Para las pymes y los grupos de múltiples establecimientos, tomar decisiones informadas radica en un control impecable de su tesorería.
Entre las herramientas que permiten a los líderes gestionar eficazmente su tesorería, se encuentra el imprescindible “tablero de tesorería”. Mucho más que una simple hoja de números, el cuadro de flujo de tesorería es el barómetro que mide la salud financiera de una empresa.
En este artículo, vamos a explorar en detalle qué es un cuadro de tesorería, los errores a evitar al elaborarlo y la importancia de interpretarlo correctamente para las empresas.
De hecho, es esencial para los líderes y los responsables financieros que buscan optimizar su gestión financiera, comprender la naturaleza y los componentes de esta herramienta estratégica.
¿Qué es un cuadro de tesorería?
El cuadro de tesorería es una verdadera brújula financiera para las empresas. Se define como una herramienta de gestión esencial que permite analizar y visualizar los flujos de tesorería (ingresos y egresos) de una organización durante un periodo determinado. Los informes financieros como el balance, la cuenta de resultados o el cuadro de tesorería tienen objetivos diferentes y presentan flujos de naturaleza distinta. El cuadro de tesorería, por su parte, se centra específicamente en los flujos de tesorería entrantes y salientes de la empresa. Puede, de hecho, descubrir con más detalle en otro artículo, las diferencias entre estos informes financieros.
Este cuadro ofrece una visión clara sobre la disponibilidad de liquidez, indicando cómo el dinero circula dentro de la empresa. En otras palabras, responde a la pregunta: "¿Cuánto dinero entra en la empresa y cuánto sale?".
El cuadro de tesorería sirve como un punto de referencia que permite evaluar la capacidad de una empresa para cumplir con sus compromisos financieros, invertir en nuevas oportunidades o enfrentar posibles desafíos económicos. Refiere a lo que ha sido ingresado y egresado durante el mes, y se basa en estos elementos para anticipar futuros ingresos y egresos. Es una herramienta predictiva que permite a los gestores financieros tomar decisiones informadas, anticipando sus posibles necesidades de tesorería.
¿Cuáles son los componentes de un cuadro de tesorería?
Como hemos podido explicar, el cuadro de tesorería busca traducir y anticipar de manera cuantitativa la situación financiera de una empresa. Solo tiene en cuenta los flujos entrantes y salientes de tesorería de la sociedad.
Para poder elaborar el cuadro de tesorería de la manera más efectiva posible, es importante hacer un inventario de todos los ingresos y egresos que la empresa ha podido realizar.
Ahora, hagamos un punto sobre los términos que más a menudo encontrará en su actividad diaria y que representan la mayoría de los ingresos/egresos de una empresa, de manera general.
Los ingresos representan los flujos de tesorería entrantes de la empresa:
Las cuentas por cobrar de clientes con impuestos incluidos,
Las ventas,
Las subvenciones por cobrar,
Los préstamos,
Las aportaciones en efectivo o cuentas asociadas,
Los reembolsos de créditos fiscales,
Los productos de venta de activos.
Los egresos representan los flujos de tesorería salientes de la empresa:
Las deudas con proveedores con impuestos incluidos,
Las compras,
Los impuestos,
Los gastos de personal,
Los activos,
Los dividendos.
Luego será importante restar todos los egresos de todos los ingresos, con el objetivo de encontrar el monto de la tesorería neta al final del mes. Se desea que este monto de tesorería sea positivo para asegurar el equilibrio financiero de la empresa.
¿Cómo realizar un cuadro de tesorería eficaz?
La concepción de un cuadro de tesorería eficiente se basa en un enfoque metódico que comienza con un análisis profundo de los diversos documentos contables. Primero, hay que reunir estos documentos para extraer toda la información sobre la salud financiera de su empresa. La cuenta de resultados permitirá evaluar la capacidad de autofinanciamiento, el balance informará sobre el patrimonio de la empresa y el cuadro de financiación revelará las variaciones en las necesidades de capital de trabajo de la empresa.
Es esencial prestar atención particular a los ingresos y egresos, listarlos e identificarlos para obtener una representación fiel de la tesorería. La precisión de este cuadro es esencial para elaborar proyecciones a medio y largo plazo.
Además, es imperativo actualizar regularmente el cuadro de tesorería para ajustar las previsiones. También se debe tener cuidado al emitir hipótesis relacionadas con el cálculo del IVA, los plazos de pago, las variaciones estacionales, los gastos extraordinarios, etc.
Al final de cada mes, la comparación entre el cuadro de tesorería real y el cuadro de tesorería previsional permite identificar los tipos de ingresos que impactan en las necesidades de tesorería o los excedentes de tesorería.
Actualmente, muchas soluciones de software facilitan la creación de cuadros de tesorería. Qotid, por ejemplo, ofrece un acompañamiento completo para la realización de sus presupuestos de tesorería, simplificando así este proceso de gestión financiera.
Los errores a evitar
La concepción de un cuadro de tesorería, aunque indispensable, puede resultar una tarea tediosa. Para asegurar que los datos calculados sean representativos, es imperativo protegerse contra ciertos errores que cometen con frecuencia los dirigentes de empresas.
A continuación, algunos de ellos:
Los plazos de pago
Durante una transacción, ya sea una compra o una venta, pueden estipularse plazos de pago por los proveedores o negociarse con los clientes. Es esencial entender que el cuadro de tesorería refleja todos los flujos de tesorería que ocurren durante el mes. Por ejemplo, si un producto se compra con un plazo de pago del proveedor de 30 días, el flujo de tesorería saliente ocurrirá solo después de 30 días, es decir, el mes siguiente. Por lo tanto, no se debe integrar este monto en el cuadro de tesorería del mes en curso, sino en el del mes siguiente.
Las variaciones estacionales
Al establecer un cuadro de tesorería, es imperativo tener en cuenta las variaciones estacionales y su impacto en la actividad de la empresa. Por ejemplo, un restaurante ubicado en la costa bretona experimentará una actividad considerablemente mayor en verano que en invierno. Es primordial ajustar el cuadro de tesorería en consecuencia y anticipar los montos de los ingresos y egresos más representativos de la realidad.
Los montos con impuestos incluidos
A diferencia del balance o la cuenta de resultados, que presentan elementos sin impuestos (HT), el cuadro de tesorería está completamente en impuestos incluidos (TTC). Dado que reporta todos los flujos de tesorería (incluyendo la totalidad del dinero ingresado, ya sea por una compra o una transacción bancaria), el monto de un producto o servicio debe sumarse con su IVA, incluso si este último es reembolsado el mes siguiente por el Estado.
El cálculo del IVA
Al calcular el IVA a pagar, es fundamental tener en cuenta, para cada elemento, su mes de elegibilidad (que varía dependiendo de si se trata de un bien o un servicio), así como el IVA adeudado del mes anterior.
Actualización regular
No espere a estar en números rojos para actualizar su cuadro de tesorería. Su objetivo es visualizar la situación financiera de la empresa, una actualización regular es esencial para evitar cualquier deformación de esta representación. Así, mantener el cuadro actualizado de manera regular garantiza una visión precisa de la salud financiera de su empresa.
¿Con qué frecuencia debemos realizar un cuadro de tesorería?
Como se mencionó anteriormente, la frecuencia de actualización de un cuadro de tesorería juega un papel importante en su efectividad. Aunque la gestión diaria de la tesorería puede no ser necesaria, se recomienda encarecidamente actualizar el cuadro con cada nueva transacción, venta o evento que genere un flujo de tesorería. Lo ideal es actualizarlo cada semana o, como mínimo, una vez al mes.
Esta práctica de actualización regular se adapta, por supuesto, al tamaño y complejidad de la empresa. Cuanto más grande es una empresa y opera en sectores complejos, más numerosos serán sus flujos de tesorería. En consecuencia, se vuelve esencial mantener el cuadro de tesorería actualizado con mayor frecuencia. La diligencia en la actualización asegura una visión precisa y actualizada de la situación financiera, garantizando una gestión efectiva.
¿Cómo interpretar un cuadro de tesorería?
Al establecer un cuadro de tesorería, debemos calcular la diferencia entre los ingresos y los egresos. El resultado obtenido constituye el monto de tesorería del mes, que puede ser positivo o negativo. Esta distinción da lugar a dos escenarios posibles de flujos de tesorería.
El flujo de tesorería positivo
El flujo de tesorería positivo significa que las entradas de dinero superan las salidas de dinero. En otras palabras, significa que la empresa tiene la capacidad de enfrentar todas sus necesidades sin recurrir a financiamiento externo.
Con un flujo de tesorería positivo (o exceso de tesorería), la empresa tiene varias posibilidades. Puede, por ejemplo:
Reinversar este excedente para fomentar el crecimiento de la empresa,
Pagar sus deudas,
Anticipar y constituir reservas,
Distribuir dividendos a los accionistas.
El flujo de tesorería negativo
Un flujo de tesorería negativo se produce cuando las salidas de dinero superan las entradas de dinero, indicando que la empresa no dispone de los financiamientos externos necesarios para cubrir todas sus necesidades.
Esta necesidad de tesorería puede tener diversas orígenes. Puede resultar de una inversión sustancial que, aunque ha favorecido el desarrollo de la empresa, aún no ha sido completamente explotada. Asimismo, puede ser ocasionada por un reembolso importante de deudas o por plazos de los proveedores demasiado cortos, obligando a la empresa a desembolsar rápidamente para cumplir con sus compromisos financieros. Es por ello que es imperativo profundizar en el análisis de esta tesorería para identificar las razones de su saldo negativo.
Para saber más sobre las necesidades de tesorería, consulte nuestra guía detallada.
Ante un flujo de tesorería negativo, la empresa tiene varias opciones para restablecer el equilibrio financiero, entre ellas:
Revisar los plazos de pago: acortar los plazos con los clientes para acelerar la recuperación de cuentas por cobrar y negociar plazos más largos con los proveedores.
Vender activos no esenciales para la actividad.
Explorar soluciones de financiamiento externo para fortalecer la tesorería.
Comprender los orígenes y las soluciones de un flujo de tesorería negativo permite a la empresa tomar medidas estratégicas para superar estos desafíos financieros y asegurar una gestión informada de sus liquidez.
Ejemplo de organización de un cuadro de tesorería
El diseño de los cuadros de tesorería puede variar según las especificidades de cada empresa. Aunque la distinción entre ingresos y egresos sigue siendo fundamental, es posible ir más allá calculando ratios y clasificando estos flujos según diferentes categorías, lo que vamos a explicarle.
Algunas empresas optan por clasificar todos sus ingresos y egresos en tres tipos de flujos distintos:
Los flujos de tesorería relacionados con la actividad,
Los flujos de tesorería relacionados con la inversión,
Los flujos de tesorería relacionados con el financiamiento.
Esta segmentación permite a esas empresas calcular la diferencia entre ingresos y egresos según estos tipos de categorías. Esto permite identificar las categorías que más influyen en la tesorería, ya sea de manera positiva o negativa, y ofrece una comprensión más precisa de la contribución de cada flujo a la situación financiera de la empresa.
Tras este análisis, las empresas pueden calcular ratios diversos, como la capacidad de autofinanciamiento (CAF), que permite determinar si la empresa puede financiar todas sus necesidades con sus recursos disponibles.
El monto de tesorería disponible, obtenido al final de este cuadro, ofrece una visión tangible de la situación financiera de la empresa.
Qotid le ayuda en la realización de sus cuadros de tesorería
La gestión de tesorería requiere rigor y precisión para alcanzar su máxima eficacia. Este ejercicio, verdadero aliado en la toma de decisiones estratégicas, pierde relevancia si se realiza de manera incorrecta. Soluciones como Qotid se presentan como socios en la realización de este cuadro de tesorería.
Dotado de funcionalidades específicas en gestión de tesorería, Qotid permite a sus usuarios un seguimiento en tiempo real de todos sus ingresos y egresos gracias a sus conexiones con los múltiples bancos de la empresa. Esta característica otorga a los líderes una visibilidad completa sobre todos sus flujos de tesorería.
A continuación, Qotid permite a sus usuarios crear cuadros de tesorería previsionales y explorar diversos escenarios. El objetivo es facilitar las previsiones sobre la situación financiera de la empresa a medio o largo plazo, ofreciendo así una perspectiva estratégica.
Además, el cuadro de tesorería se actualiza automáticamente de acuerdo con las fechas de vencimiento de las facturas.
Finalmente, Qotid ofrece la posibilidad de confrontar estos resultados previsionales con los resultados reales. Todos los datos son colectados previamente, y estos resultados pueden ser integrados en cuadros de mando. Los usuarios pueden así identificar las áreas que presentan las discrepancias más significativas entre lo real y lo previsto, permitiendo contemplar soluciones adecuadas.
El cuadro de tesorería es, como habrás comprendido, una herramienta indispensable para la gestión financiera de la empresa. Ofreciendo la posibilidad de reportar y anticipar todos los ingresos y egresos, el cuadro de tesorería permite a los líderes tomar decisiones informadas y gestionar el rendimiento financiero de su sociedad.
Su realización requiere ser rigurosa y precisa para garantizar una representación fiel de la salud financiera de la empresa.
Finalmente, esta tarea, a menudo tediosa, puede, cuando se realiza manualmente, dejar ver errores frecuentemente vinculados al cálculo del IVA, a los plazos de pago o incluso a las variaciones estacionales. Es por ello que muchas soluciones como Qotid, acompañan a las empresas en la realización de estos cuadros de tesorería.
Un modelo de cuadro de tesorería para descargar
Si está comenzando su actividad y no puede hacer otra cosa que gestionar su tesorería en Excel, hemos preparado un modelo de cuadro de tesorería que, esperamos, le sea útil 👇
En resumen:
El cuadro de tesorería es una herramienta de gestión esencial para las empresas, que permite analizar y visualizar los flujos de tesorería entrantes y salientes durante un periodo determinado. Ofrece una visión clara sobre la disponibilidad de liquidez y la manera en que el dinero circula dentro de la empresa.
Los ingresos representan los flujos de tesorería entrantes, como las cuentas por cobrar de clientes, las ventas y los préstamos, mientras que los egresos representan los flujos salientes, como las deudas con proveedores, las compras y los gastos de personal. Para realizar un cuadro de tesorería eficaz, es importante reunir todos los documentos contables, identificar y listar los ingresos y egresos, y actualizar regularmente el cuadro.
La precisión de esta herramienta es esencial para elaborar proyecciones a medio y largo plazo y tomar decisiones informadas. También es crucial evitar ciertos errores, como no tener en cuenta los plazos de pago, ignorar las variaciones estacionales y no actualizar regularmente el cuadro.
F.A.Q:
1. ¿Qué es un cuadro de tesorería y por qué es importante para las empresas?
Un cuadro de tesorería es una herramienta de gestión financiera que permite a las empresas seguir y analizar sus flujos de tesorería entrantes y salientes durante un periodo determinado. Ofrece una visión clara de la disponibilidad de liquidez y de cómo el dinero circula dentro de la empresa.
El cuadro de tesorería es importante para las empresas porque les permite tomar decisiones informadas en materia de gestión financiera, evaluar su capacidad para cumplir con sus compromisos financieros y anticipar sus necesidades de tesorería futuras.
2. ¿Cuáles son los ingresos y los egresos que se deben tener en cuenta en un cuadro de tesorería?
Los ingresos representan los flujos de tesorería entrantes en la empresa, como las cuentas por cobrar de clientes, las ventas, las subvenciones por cobrar, los préstamos, las aportaciones en efectivo, los reembolsos de créditos fiscales y los productos de venta de activos.
Los egresos, por su parte, representan los flujos de tesorería salientes, como las deudas con proveedores, las compras, los impuestos, los gastos de personal, los activos y los dividendos. Es importante tener en cuenta todos los ingresos y egresos para obtener una visión precisa de la situación financiera de la empresa.
3. ¿Cuáles son los errores comunes a evitar al realizar un cuadro de tesorería?
Entre los errores comunes a evitar al realizar un cuadro de tesorería, se pueden citar:
- No tener en cuenta los plazos de pago: es importante tener en cuenta los plazos de pago de los clientes y de los proveedores para tener una visión precisa de los flujos de tesorería.
- Ignorar las variaciones estacionales: algunas empresas tienen flujos de tesorería más importantes en ciertas épocas del año, por lo que es importante tener en cuenta estas variaciones estacionales para anticipar las necesidades de tesorería.
- No actualizar regularmente el cuadro de tesorería: es esencial actualizar regularmente el cuadro de tesorería para tener una visión precisa y actualizada de la situación financiera de la empresa.
- No tener en cuenta los ingresos y egresos excepcionales: los ingresos y egresos excepcionales, como las inversiones o las ventas de activos, deben tenerse en cuenta en el cuadro de tesorería para tener una visión completa de la situación financiera de la empresa.