Los 5 herramientas del control de gestión

El control de gestión es un sistema de pilotaje del rendimiento cuyo objetivo principal es asegurar la buena gestión de una empresa y el logro de los objetivos fijados.
El controlador de gestión tiene, por lo tanto, un papel primordial ya que maneja diariamente datos relativos a los diferentes servicios de la empresa, que luego traduce en insights o indicadores concretos con el fin de ayudar a la dirección general a tomar las mejores decisiones posibles.
Para llevar a cabo su misión, el controlador de gestión puede, afortunadamente, apoyarse en varias herramientas de pilotaje del rendimiento.

¿Cuáles son los “tipos” de herramientas de control de gestión  

No es fácil categorizar las herramientas de control de gestión.
Porque aunque no son todas interdependientes, son complementarias, evolutivas y permiten al controlador de gestión cumplir su papel de “acompañador estratégico” de la empresa.

No obstante, podríamos dividir las herramientas de control de gestión en 3 grandes áreas o 3 grandes categorías que son:
- Las herramientas previsionales y presupuestarias,
- Las herramientas de control, 
- Las herramientas de pilotaje y comunicación.

Entonces, ¿cuáles son las herramientas de pilotaje del rendimiento indispensables hoy y cuál es su utilidad? Esto es lo que veremos de inmediato.

‍Las 5 principales herramientas del control de gestión

Entremos en el meollo del asunto: Las herramientas clave de gestión empresarial más utilizadas son: Los presupuestos previsionales (herramientas previsionales), la contabilidad general y la contabilidad analítica (herramientas de control), los reportes y los cuadros de mando (herramientas de pilotaje y comunicación). 

Las herramientas presupuestarias

El presupuesto previsional es un elemento esencial para anticipar cambios y, sobre todo, para asegurar que las capacidades financieras estén bien alineadas con la estrategia global de la empresa.
Es posible crear varios presupuestos y escenarios específicos (ventas, inversiones, etc.)
En cualquier caso, para establecer un presupuesto, es necesario basarse tanto en los datos pasados como en los actuales de la empresa con el fin de realizar una estimación realista de los futuros ingresos y gastos y así anticipar el resultado.
Los presupuestos previsionales permiten planificar sus ingresos y gastos, sus recursos humanos así como sus necesidades de tesorería.
El controlador de gestión debe, además, seguir las variaciones entre el real y el previsional para poder implementar acciones correctivas si es necesario y asegurar el buen logro de los objetivos.
Los presupuestos pueden hacerse directamente a través de una hoja de cálculo Excel, no obstante, para evitar errores de entrada manual y la pérdida de tiempo, se recomienda encarecidamente utilizar una solución presupuestaria dedicada. 

La contabilidad general

Necesaria y sobre todo obligatoria, la contabilidad general representa la primera fuente de datos de una empresa y sirve como base para la contabilidad analítica (y para la gestión de la empresa en general).
Una empresa debe, de hecho, registrar todas sus transacciones y la contabilidad general permite tener una visión general de los flujos financieros entrantes y salientes, así como de su activo y pasivo.
El controlador de gestión traduce esta información en resultados, analiza los márgenes y ratios y compara el rendimiento global de la empresa con las estructuras competidoras ante las diferentes partes interesadas. 
No obstante, aunque esté correctamente llevada, la contabilidad general sigue siendo menos precisa que la contabilidad analítica. 

La contabilidad analítica 

Aunque no representa una obligación legal, la contabilidad analítica es indispensable para el control de gestión. La gran diferencia con la contabilidad general es que permite tener una visión más precisa de los costos de cada departamento/categoría de productos de la empresa y, por lo tanto, medir mejor su rendimiento.
En cualquier caso, en lo que respecta a la contabilidad de su empresa, lo principal es que esté actualizada y bien llevada. Si desea hacer reportes y analizar sus datos de manera reactiva, lo mejor es tener una contabilidad internalizada.
Si su contabilidad está externalizada, siempre es posible hacer reportes, pero será mucho más complicado si estos se le envían a través de su proveedor solo 2 veces al año. ‍

El reporte ‍

Es simplemente la representación de los resultados y indicadores de rendimiento en forma de informe de actividad.
El reporte permite a los decisores visualizar rápida y globalmente, el rendimiento de un producto, una actividad, un departamento o incluso un grupo de empresas.
Así, un reporte puede estar compuesto de cualquier “tipo” de datos.
Se distinguen generalmente los reportes financieros, de reportes comerciales, RRHH o incluso de reportes de actividad. 
Es especialmente útil para los equipos para debriefings con los responsables de actividad ya que los datos se representan de manera visual y explícita.
Excel es en general la herramienta base para realizar reportes, herramienta útil pero que a menudo consume mucho tiempo y es difícil de compartir, le aconsejamos usar una solución digital que le permita automatizar sus reportes en unos pocos clics. 
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El cuadro de mando 

Similar pero más preciso que el reporte, el cuadro de mando es a la vez una herramienta de comunicación y pilotaje en el sentido de que contiene más indicadores precisos, que permiten, cuando se analizan, ayudar en la toma de decisiones estratégicas.
El cuadro de mando se utiliza generalmente a diario y agrupa toda la data bruta recogida anteriormente a través de las otras herramientas.
El cuadro de mando está así compuesto de indicadores clave y ya no de datos brutos. Debe resaltar los resultados reales y los disfuncionamientos para permitir a los gerentes y decisores implementar acciones correctivas si es necesario.
Se trata de la herramienta de pilotaje de referencia para el control de gestión.

La utilidad de las herramientas de control de gestión para las PMI-ETI

Según el tamaño de la empresa, no es, por supuesto, indispensable utilizar todas las herramientas de control de gestión abordadas en este artículo.
No obstante, es preferible no limitarse a una sola herramienta.
Por otro lado, algunas empresas todavía dedican un promedio de diez horas por semana a introducir manualmente sus datos financieros.
Sin embargo, a partir del momento en que su actividad se desarrolla un mínimo, se recomienda encarecidamente recurrir a una solución de pilotaje del rendimiento y automatización de reportes.
Hoy en día, muchos software permiten ahorrar tiempo y facilitar la colaboración entre los equipos o incluso entre grupos multi-establecimientos. 

En resumen, estas 5 herramientas del control de gestión constituyen verdaderos pilares para asegurar la sostenibilidad de una empresa. Ofrecen una visión general de la salud financiera y de la actividad operativa de la empresa. Así, los líderes pueden tomar decisiones informadas y estratégicas.