Qu'est-ce que le reporting ?

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Le reporting est un outil très souvent utilisé en entreprise ! Désormais plus personne ne peut remettre en doute son utilité. Il serait tout de même intéressant de s’interroger sur sa réelle utilité. Alors qu’est-ce qu’un reporting ? A quoi sert-il ? Et peut-on utiliser cet outil dans toutes les entreprises ? Ce sont les questions auxquelles nous allons tenter de répondre ensemble.

La définition d’un reporting

Il est possible de définir le reporting en une phrase « le reporting est l’activité qui consiste à rendre compte périodiquement de ses performances à l’égard de sa direction. » Le reporting est donc un outil qui permet de rendre des comptes sur les performances de l’entreprise. Celui-ci contient des données réelles comme par exemple des données de chiffre d’affaires, sur votre nombre de clients, des détails sur vos postes de charges (électricité, frais administratifs, etc) et des indicateurs de performance (appeler également KPI). Ces données auront préalablement été récoltées depuis une ou plusieurs sources d’information (notamment des logiciels métiers) et triées pour ensuite être mis à disposition des managers dans des tableaux de bords lisibles et compréhensibles par n’importe qui dans l’entreprise.

Qui établit le reporting ?

Le reporting peut être réalisé par des personnes internes à l'entreprise. Cependant, il est courant de faire intervenir également des personnes externes à la structure afin d'obtenir un avis impartial.

A qui s’adresse le reporting ?

Le reporting s'adresse autant aux actionnaires investisseurs, à la direction qu'à un public opérationnel comme les managers ou superviseurs internes. Le reporting est présenté par le responsable d'une entreprise ou d'une fonction à des personnes physiques concernées par les activités et les résultats de l’entreprise.

Dans quels secteurs d’activités peut-ont utiliser un reporting ?

Il est important de souligné que le reporting peut être utilisé dans tous les secteurs d’activité professionnels : les commerces, la grande distribution, le retail, les secteurs du service, etc. Vous l’aurez compris un reporting aura totalement sa place dans tous les secteurs d’activité.

A quoi sert un reporting ?

Le reporting permet de collecter des données à partir de différentes sources et les présenter de la manière la plus simple possible pour qu’elles soient prêtes à être analysées. La finalité étant que toutes ces données soient comprises par l’ensemble de l’équipe et qu’elles soient utilisés pour prendre des décisions d’action en conséquence. Pour ainsi dire, le reporting est donc une aide à la visualisation des données.

Les différents types de reporting

·     Reporting stratégique

Il concerne les tableaux de bord focalisés sur le suivi des stratégies à long terme de l’entreprise, qui analysent et comparent un panel d’informations critiques, basées sur les tendances.

·     Reporting tactique

C’est un reporting riche en informations, adaptés aux cadres intermédiaires, qui les aident à formuler des stratégies de croissance basées sur les tendances, ainsi que les forces et les faiblesses des équipes.

·     Reporting opérationnel

Il s’agit là d’un reporting qui permet de surveiller, mesurer et gérer des processus ou des opérations avec une échelle de temps plus courte.

·     Reporting analytique

Ces tableaux de bord particuliers contiennent de nombreuses sources de données qui permettent aux analystes d’explorer et d’extraire des informations pour aider l’entreprise à la prise de décisions. En règle général, le reporting demandé en entreprise concerne un des domaines du célèbre tableau de bord prospectif de Norton& Kaplan : Finances / clients / opérations internes / croissance & développement

Le reporting financier

Bien évidemment, le reporting financier est indispensable pour correctement diriger une entreprise. Du simple compte de résultat &bilan prévisionnel, au reporting d’analyses financières, la direction a besoin de garder un œil sur les chiffres clés de l’entreprise : la rentabilité, les ventes, les marges, les charges d’opération, les profits, les investissements et leurs effets, etc.

Le reporting commercial

Une entreprise ne peut être pérenne que si elle a des clients : c’est pourquoi le reporting commercial est important. Cela peut apporter à des données concernant vos produits (% de chaque catégorie dans le CA), la relation que vous entretenez avec vos clients (indice de satisfaction) ou même l’image de votre marque (notoriété, trafic de marque sur le site).

Reporting fonctionnel

Pour faire un bénéfice, une entreprise doit bien gérer ses opérations et a donc besoin de les mesurer. Cela peut être l’analyse de la distribution (revenus par revendeurs), des charges des services clients (temps moyen de traitement d’une plainte), du portefeuille de produits (croissance par référence) ou bien des problématiques de ressources humaines (turnover du personnel).

Les outils de reporting

Quels sont les outils à utiliser pour réaliser un bon reporting ? Le plus souvent utilisé : le tableau Excel. Excel est un logiciel beaucoup utilisé pour la collecte de données en effet les feuilles de calcul sur cet outil est souvent considérée comme l’outil numéro 1 pour le reporting, car il est couramment utilisé, par tout le monde et il est simple de les créer. Au vu de sa popularité, il est tout à fait normal que la première idée que vous ayez pour construire votre reporting soit d’utiliser une feuille de calcul. Cependant, soyez conscient aussi que cet outil possède de nombreuses limites.

-  Il est possible de faire des erreurs sur les feuilles de calcul : Au fur et à mesure que votre entreprise se développe, la quantité de données que vous devrez manipuler le sera également. La manipulation de données dans Excel est un processus manuel, extrêmement sensibles aux erreurs humaines. Une simple cellule avec une mauvaise formule et votre reporting sera entièrement erroné…

- Les feuilles de calcul sont assez complexes à maintenir : Même si l’emplacement de source de données est connu, il n’est tout de même pas chose aisée d’identifier des erreurs dans une formule Excel est un travail pénible et chronophage.

-  Les feuilles de calcul ne sont pas si intuitives : La majorité des utilisateurs de d’Excel ont du mal à créer des formules complexes, car leurs connaissances peuvent être limiter pour des formules avancées, les utilisateurs débutants doivent se tourner vers des collègues ayant une formation avancée sur Excel.

 - Les feuilles de calcul présentent des risques pour la sécurité de vos données : vos données dans une feuille de calcul peuvent facilement être copiées / collées, voire envoyées à vos concurrents !

Bien que le reporting soit nécessaire à toutes les entreprises, il n’y a rien qui puisse être plus désagréable que de passer tout son temps à rentrer des données dans une feuille Excel.  Le reporting doit être visuel, dégager des messages, faire prendre des décisions… En bref être agréable ! Avec ce besoin bien identifié, plusieurs startups ont vu le jour. Comme par exemple, notre agence Qotid qui a décidé de créer un outil pour permettre aux groupes multisites d’automatiser la création de leur reporting.

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