¿Por dónde empezar cuando se quiere hacer un informe?

Utilizado en las empresas, el reporting es una herramienta esencial internamente, aunque sea necesario conocer su funcionamiento.

¿Qué es el reporting?

El término reporting es una expresión en inglés, que se traduce como la comunicación de datos. Es una herramienta que permite presentar un informe sobre las actividades y los resultados de una empresa, restableciendo datos recopilados durante un período. Puede presentarse en varias formas, como tablas o gráficos, y destaca indicadores clave de desempeño. Tiene una verdadera importancia en la empresa para seguir fácilmente la evolución periódica de los indicadores de desempeño. Además, esta herramienta, bastante generalista, tiene la ventaja de poder ser utilizada en todos los sectores de actividad.

¿Por qué hacer reporting?

En primer lugar, el reporting te proporcionará una visualización clara de la salud de tu empresa al agrupar los diversos indicadores clave de desempeño, lo cual es necesario para dirigir tu empresa y tomar decisiones. Puede serte útil para poner de manifiesto las buenas o malas prácticas dentro de la empresa y así modificarlas si es necesario. Si posees varios sitios, como múltiples restaurantes, te ayudará a comparar y analizar las actividades y los desempeños de estos, para así conservar solo lo mejor y aplicarlo a cada uno. Pero para que sea bueno y te sea útil, es necesario seguir varios pasos con el fin de ahorrar tiempo y crear el reporting más óptimo posible.

Los pasos a seguir para un buen reporting

Para realizar un buen reporting, es preferible seguir varios consejos que facilitarán la tarea. Para ser bueno, debe ser legible, captar la atención de su destinatario, ser pertinente y permitir extraer fácilmente conclusiones. Para que responda a estas necesidades, aquí están los pasos a tener en cuenta al realizar tu primer reporting :

- Su objetivo: en primer lugar, es primordial comprender bien la razón por la cual debes hacer este reporting para saber qué información debe aparecer en él. Por lo tanto, hay que interesarse por el resultado final esperado y reflexionar sobre todos los puntos de datos que desearías ver mostrados en tu reporting. Debes interesarte por:

• Los datos extracontables como los datos comerciales o de marketing importantes para tu negocio (número de clientes, cantidad de productos vendidos X o Y, etc.

• Los datos contables: ingresos, gastos. Es importante reflexionar sobre cómo deseas mostrar esta información y con qué nivel de detalle. Por ejemplo, puedes decidir mostrar tus gastos de energía analíticamente separando los gastos de agua, electricidad y gas.
  
  

- El período en el que se concentran tus datos (mensual, trimestral, semestral, ...). Recomendamos a todas las empresas realizar un reporting al menos mensual.

- Tu recolección de datos. Algunos datos se almacenarán en tus softwares de negocio, la caja por ejemplo, y otros datos en tu software contable. Durante esta etapa, cada punto de datos que decidiste que era importante en la primera etapa deberá ser recuperable. Por ejemplo, si decidiste analizar analíticamente tus gastos de energía distribuidos entre agua, electricidad y gas, tu contable deberá hacer lo mismo en el software contable. Por eso es que la etapa 1 es la más importante, porque cuando presentes tu reporting a tu contable (él será el primer interlocutor para alimentar los datos contables), sabrá implementar el proceso contable necesario para alimentar este reporting.

- La frecuencia con la que se recuperarán tus datos: para ello, puedes utilizar numerosas herramientas como Qotid para alimentar automáticamente tu reporting. Es posible hacer recopilaciones manuales, pero estas pueden ser muy consumistas de tiempo para tus colaboradores y a menudo conllevan retrasos y errores. Además, por varias razones, Excel es uno de los softwares que te desaconsejamos, te explicamos por qué en este artículo.

- El soporte utilizado para tu reporting, ¿papel, Excel, digital? ¿manual o automático? Recomendamos, por supuesto, el reporting digital. El acceso a la información es automático, requiere menos esfuerzo y tus datos tienen menos probabilidades de ser comprometidos. Utilizar un software fácil de usar permitirá a cualquier colaborador crear un informe de gestión a partir de los puntos de datos que decidiste recolectar en la primera etapa sin pasar por un servicio informático o de control de gestión.

- Y, finalmente, cuando comiences a recolectar los datos en el soporte de tu elección, puedes establecer la manera en que vas a representar los resultados, mediante el uso de gráficos, curvas, diagramas, tablas...

Es importante realizar estos pasos en el orden correcto para que tu reporting sea una buena herramienta de motivación; la elección de los datos es importante, es preferible concentrarse en los datos más pertinentes en lugar de elegir demasiados y acabar por perder al destinatario. ¿Se debe tener en cuenta el público al que se dirige tu presentación?  Así es, si está dirigida a tu equipo, los indicadores seguramente no serán los mismos que si esta se dirige a tu dirección. Se deben proporcionar las informaciones interesantes a cada persona para involucrarlos y que tu presentación les sea útil. Esta etapa puede realizarse al final, ya que sobre todos los puntos de datos que consideraste relevantes para recolectar, puedes seleccionar solo la información importante según el destinatario. La presentación de  tu reporting es muy importante. Para que sea un éxito, debe ser clara y comprensible; para ello, debes pensar en la manera en que vas a representar cada indicador y, sobre todo, hacerlos atractivos y visuales. También hay que recordar contextualizar la información, añadiendo leyendas, comentarios, títulos, etc.

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Las buenas prácticas a tener en cuenta

Aquí están los principales consejos que debes recordar cuando vayas a crear y presentar tu primer reporting.

Las malas prácticas del reporting

Aquí lo que es preferible evitar, para no perderse en la preparación de tu reporting  pero también para no perder a tus espectadores durante su presentación.

Comenzar tu reporting

Ahora conoces los puntos clave para comenzar a crear tu reporting. Esta herramienta te dará una visión sobre la salud de tu estructura, pero también una visión sobre el futuro. Te permitirá tomar las decisiones correctas y dirigir mejor tu empresa. Para facilitarte la tarea en cuanto a su presentación y no perder tiempo con Excel, hoy en día es posible utilizar numerosas herramientas que combinan rapidez y simplicidad de uso que te permitirán crear casi instantáneamente un reporting claro. Esta es, en particular, una de las características que ofrece nuestra aplicación Qotid, que te permite ganar un tiempo considerable en este tipo de misión, ya sea que tengas o no una base de reporting. Así, podrás dedicarte a tareas de mayor valor añadido. Nuestro principal objetivo es simplificar y automatizar el proceso de creación de reporting para las empresas.

El reporting es una herramienta esencial para las empresas, por lo que es necesario usarla puntualmente para seguir la evolución de tus desempeños y así continuar tu desarrollo.