Las 7 ventajas del cuadro de mando para gestionar su empresa (2024)

Seguramente ya has oído decir que el cuadro de mando es la herramienta por excelencia para pilotar una empresa. Pero, ¿sabes por qué? Te lo explicamos en este artículo.

Un cuadro de mando es una verdadera herramienta de gestión del rendimiento. Diseñado para reunir y presentar información en tiempo real, es indispensable para la gestión y la visualización de datos dentro de una empresa. Se basa en una lista de indicadores de rendimiento elegidos previamente por el(os) directivo(s) con el fin de perseguir un objetivo: prevenir posibles dificultades y ayudar a la toma de decisiones. En definitiva, estos cuadros de mando tienen numerosas ventajas que contribuyen en gran medida al pilotaje de la empresa.

En este artículo, te proponemos una definición completa del cuadro de mando. Para ello, desarrollaremos sus objetivos, los diferentes tipos de cuadros de mando y cuándo utilizarlos, sus ventajas, los elementos que lo componen y cómo movilizarlos para llegar a un cuadro de mando significativo y eficaz.

¿Qué es un cuadro de mando?

Como se mencionó al inicio de este artículo, un cuadro de mando es indispensable para una empresa.

Dentro de una empresa, hay muchas decisiones que tomar, de más o menos alta importancia. Estas decisiones son el resultado de objetivos que se han fijado previamente y luego se han medido con lo que se llama “indicadores de rendimiento”, ve el artículo sobre los indicadores de rendimiento de una empresa. Estos indicadores de rendimiento están siempre ligados a un objetivo específico, su misión es determinar mediante valores numéricos si se han alcanzado esos objetivos.

El cuadro de mando, para ser lo más pertinente posible, se basará en un número limitado de indicadores de rendimiento que permitirán controlar la realización de los diferentes objetivos fijados. Reunirá la totalidad de los datos y los presentará de la forma más pertinente y comprensible. Esto puede ser diagramas, gráficos, tablas, etc.

El cuadro de mando se establece y se utiliza por las empresas por una razón. Les proporciona una visión clara y concisa de su rendimiento, permitiendo a sus directivos seguir lo que funciona, identificar lo que no funciona y tomar decisiones estratégicas informadas en tiempo real.

¿Cuáles son los objetivos del cuadro de mando?

Las empresas utilizan cuadros de mando para alcanzar varios objetivos. Como verdadera herramienta de apoyo a la decisión, los cuadros de mando buscan, cuando están bien realizados, alcanzar una multitud de objetivos, cada uno contribuyendo en gran medida al rendimiento de la empresa.

En primer lugar, el cuadro de mando permite a los directivos visualizar inmediatamente las desviaciones entre los objetivos fijados y los objetivos alcanzados. Por lo tanto, pueden decidir de inmediato si es necesario actuar y llevar a cabo acciones correctivas o si no es necesario. De esta manera, los directivos pueden ajustar las estrategias en consecuencia y, si no es necesario, simplemente optimizar los procesos ya existentes.

Los cuadros de mando actúan como una verdadera herramienta de aprendizaje. Cuando el directivo de la empresa puede observar las desviaciones, busca mejorar el rendimiento de su empresa y, por lo tanto, toma decisiones adecuadas implementando un cierto número de acciones.

El cuadro de mando también permite fomentar la comunicación interna. Algunos indicadores fijados son complejos, poco comprensibles y, por consiguiente, no accesibles a todos los miembros de la empresa. El cuadro de mando presenta, por lo tanto, los datos complejos en forma de indicadores visualmente atractivos y perfectamente adaptados a lo que se desea comunicar, de manera que se expongan de forma simplificada los resultados relativos al rendimiento de la empresa.

Además, el cuadro de mando puede actuar como una verdadera fuente de motivación para los miembros de la empresa ya que resalta los diferentes objetivos a alcanzar, así como la estrategia de la empresa.

Los diferentes tipos de cuadro de mando

Cada cuadro de mando está compuesto por un número limitado de indicadores que permiten a los directivos seguir la evolución de los resultados de la empresa y tomar, si es necesario, medidas correctivas.

Dentro de cada cuadro de mando, podemos distinguir varias familias de indicadores:

• Los indicadores de actividad (relativos a la producción y a la facturación)

• Los indicadores financieros (relativos a los gastos)

• Los indicadores de rentabilidad (relativos a los resultados financieros)

• Los indicadores de calidad

• Etc.

Existen diferentes tipos de cuadro de mando, cada uno diseñado para responder a necesidades específicas (estratégica, presupuestaria y plan de acción). Sin embargo, aunque no estén diseñados para operar al mismo nivel, cada uno permite a los directivos seguir la salud financiera de su empresa y tomar las decisiones necesarias.

El cuadro de mando estratégico

El cuadro de mando estratégico se centra en la estrategia de la empresa. Contiene los indicadores clave de rendimiento relativos a la salud global de la empresa que están agrupados de manera coherente.

Este cuadro de mando es un medio para clarificar la visión estratégica e identificar los diferentes palancas de acción para mejorar el rendimiento de la empresa a varios niveles: resultados financieros, rendimiento frente a los clientes, organización y procesos internos. Los directivos de empresas solo tienen que mirar este cuadro de mando estratégico para ver aparecer los indicadores esenciales y tener así una visión global sobre el funcionamiento de la empresa.

Este cuadro de mando se utiliza para resaltar los elementos indispensables para la toma de decisiones estratégicas que contribuyen a alcanzar los objetivos a largo plazo.

El cuadro de mando presupuestario

El cuadro de mando presupuestario (o cuadro de mando de gestión) busca seguir la situación financiera de una empresa. Su objetivo es resaltar y analizar las causas de posibles desviaciones entre lo proyectado y la realidad para implementar acciones correctivas en tiempo real. Este cuadro de mando contiene generalmente indicadores clave de rendimiento como la facturación, el volumen de ventas o el libro de pedidos de la empresa. Gracias a esto, los directivos de la empresa pueden tomar diferentes decisiones al identificar la estrategia de ventas más eficaz o el producto que se vende mejor.  Establecido de manera regular, es una herramienta de pilotaje a medio plazo.

A diferencia del cuadro de mando estratégico, el cuadro de mando presupuestario no necesita ser consultado tan a menudo. Puede ser una vez al mes o incluso una vez por trimestre.

El cuadro de mando operativo

El cuadro de mando operativo (o cuadro de mando de rendimiento) permite controlar y seguir los procesos operativos (o planes de acción) implementados dentro de la empresa.

Reúne indicadores de pilotaje y de rendimiento que permiten a la dirección de la empresa seguir el progreso en la realización de los objetivos operativos. Por lo tanto, los procesos internos que funcionan, así como aquellos que necesitan mejora son fácilmente identificables.

El cuadro de mando operativo se centra en datos en tiempo real, por lo que a menudo se considera en una perspectiva a corto plazo.

Las 7 ventajas del cuadro de mando

Los cuadros de mando de pilotaje ofrecen numerosas ventajas indispensables para el pilotaje de una empresa haciéndola más evidente en la gestión, la toma de decisiones y la comunicación interna.

Visibilidad global de la empresa

La primera ventaja muy importante del cuadro de mando es que permite visualizar los indicadores clave de rendimiento de la empresa, lo que ofrece una vista general clara y concisa del rendimiento global de la actividad.

Mejora de la toma de decisiones

Los cuadros de mando ofrecen datos actualizados y pertinentes que facilitan la toma de decisiones. Además, la presentación intuitiva de los diferentes cuadros de mando hace que su interpretación sea rápida y eficaz. Por ejemplo, la detección de posibles desviaciones se facilita según la presentación del cuadro de mando que se elija, lo que permite ajustes inmediatos.

Seguimiento de los rendimientos en tiempo real

Hoy en día, los cuadros de mando están disponibles en cualquier lugar, ya sea en tabletas, móviles u ordenadores. Permiten seguir los indicadores de rendimiento en tiempo real.

Optimización de la comunicación y la colaboración

Los cuadros de mando facilitan, dentro de la empresa, el intercambio de información pertinente. Estos cuadros son completamente personalizables, lo que permite adaptarlos en función de los usuarios y sus necesidades para facilitar el acceso a la información dentro de la empresa. De esta manera, todos los miembros de la empresa pueden asimilar objetivos, resultados o rendimientos que, al principio, podían resultar complejos.

Mejora continua de los procesos

Gracias a los cuadros de mando, los procesos internos y los rendimientos se evalúan constantemente, lo que fomenta las mejoras constantes. Permiten a los miembros de la empresa identificar los puntos que deben captar su atención y que deben optimizar.

Capacidad para prever y planificar tendencias

Debido al análisis de los resultados históricos y actuales realizados por los cuadros de mando a partir de diversas fuentes de datos, las previsiones y la planificación de tendencias son fuertemente facilitadas.

Ahorro de tiempo

Finalmente, la séptima ventaja de estos cuadros de mando es que ahorran un tiempo considerable a los directivos de la empresa en lo que respecta a la recopilación y análisis de los diferentes datos. Además, ya no hay tiempo perdido relacionado con la presentación y la interpretación de estos datos que se han facilitado gracias a modelos de visualización claros, propios de los cuadros de mando.

En resumen, los cuadros de mando son herramientas poderosas que, cuando están bien diseñadas y utilizadas, pueden mejorar en gran medida la gestión, el rendimiento y la competitividad de una empresa. Proporcionan información esencial que ayuda a los directivos a tomar decisiones informadas y a pilotar la empresa de manera eficaz y eficiente.

¿Cuáles son los diferentes elementos que componen el cuadro de mando?

Un cuadro de pilotaje está compuesto por varios elementos esenciales que permiten visualizar, analizar y seguir el rendimiento de la empresa de manera eficaz.

A continuación, se presentan los principales componentes de un cuadro de mando:

Indicadores clave de rendimiento

Los indicadores clave de rendimiento son los elementos por excelencia que deben figurar en el cuadro de mando porque los cuadros de mando tienen como objetivo traducir de manera comprensible estos valores. Estos reflejan el rendimiento de la empresa en relación con sus objetivos.

Títulos

Uno de los componentes esenciales también es el título que debe indicarse para presentar a qué corresponden las diferentes visualizaciones realizadas a partir de los indicadores.

Visualizaciones

Los cuadros de mando poseen, para ser los más comprensibles, numerosas representaciones visuales. Estas dependen de la información a presentar y existen diferentes tipos:

• Los gráficos de barras: Ideal para comparar los valores de diferentes categorías,

• Los gráficos de líneas: Ideal para mostrar las tendencias a lo largo del tiempo,

• Los gráficos circulares: Ideal para visualizar distribuciones en general,

• Las tablas dinámicas: Ideal para análisis multidimensionales como reportes,

• Las tablas: Ideal para datos en bruto como seguimientos de proyectos, inventarios.

Filtros

Los cuadros de mando contienen numerosos filtros para personalizar la visualización y así destacar la información esencial teniendo en cuenta diferentes criterios.

Comentarios y notificaciones

Se pueden implementar numerosas funcionalidades, como la posibilidad de emitir comentarios explicando los resultados o recibir alertas sobre las posibles desviaciones observadas.

Determinación del período

Es posible en los cuadros de mando determinar sobre qué período se desea visualizar la información.

¿Cómo establecer cuadros de mando?

El establecimiento de un cuadro de mando requiere, para ser eficaz, rigor y organización. Esto requiere un enfoque estructurado y metódico.

A continuación, se presentan los diferentes pasos a seguir para implementar un cuadro de mando eficaz:

• Fijar los objetivos: comprender todos los objetivos que la empresa debe alcanzar en una fecha límite.

• Enumerar los diferentes elementos que la empresa debe tener en cuenta para alcanzar los objetivos fijados.

• Seleccionar los indicadores de rendimiento que medirán estos diferentes elementos.

• Identificar e integrar las diferentes fuentes de datos para asegurar la calidad y confiabilidad de los datos recopilados por los indicadores.

• Establecer el circuito del cuadro de mando para determinar los diferentes actores involucrados en el proceso (quién valida qué, de dónde provienen los datos, ¿a quién están destinados?)

• Iniciar el proyecto del cuadro de mando: organizar la información y decidir las presentaciones a adoptar para transmitir un mensaje claro y preciso.

• Implementar pruebas para asegurar que el cuadro de mando responda a las necesidades iniciales. Modificar el cuadro de mando según los resultados de las pruebas y luego validarlo.

• Proponer formaciones sobre la importancia del cuadro de mando y cómo utilizarlo para garantizar su utilidad.

• Evaluar regularmente la eficacia del cuadro de mando para verificar su adecuación a las necesidades de la empresa.

Siguiendo estos pasos, será más fácil establecer un cuadro de mando eficaz que proporcione información pertinente y acompañe la toma de decisiones dentro de la empresa.

El cuadro de mando tiene numerosas ventajas que lo hacen una verdadera herramienta de apoyo al pilotaje de la empresa. Aunque garantice una visibilidad global de la situación de la empresa, que mejore la toma de decisiones y los procesos internos, o que optimice la comunicación y la colaboración dentro de la empresa, puede hacer perder un tiempo considerable si no se realiza correctamente. Para que realmente resulte útil y no pierda su interés inicial, que es facilitar la toma de decisiones estratégicas, presupuestarias y operativas, es importante no descuidar los diferentes pasos de su realización. Estos pasos llevarán a la implementación de un cuadro de mando eficaz e intuitivo, movilizando todos los componentes esenciales que debe contener un cuadro de mando para seguir y optimizar el rendimiento de la empresa.

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