Las 6 errores que debes evitar al crear un informe
En los artículos anteriores, hemos visto que la elaboración de informes puede ser una herramienta imprescindible para analizar los KPI de su empresa. Sin embargo, esta herramienta debe utilizarse correctamente para ser realmente efectiva y para ello, hay ciertos pasos que no se deben pasar por alto.
Contenido, selección de KPI, complejidad del panel de control... Aquí están los 6 errores que no debe repetir en el diseño de un informe !
Error n°1 : Realizar un informe demasiado complejo
Asegúrese de no crear un informe demasiado complejo. De hecho, no es necesario agregar un gran número de métricas o datos. Debe enfocarse en los datos que realmente necesitará ; agregar demasiados puntos de datos o KPI hará que su informe sea ilegible y mucho menos relevante. Un informe eficaz es un informe bien construido, simple, coherente y pertinente.
Error n°2 : Elegir los malos indicadores de rendimiento
Una de las primeras cosas que debe hacer al elaborar su informe es elegir correctamente sus indicadores de rendimiento. Debe hacerse las siguientes preguntas :
¿De qué indicadores necesito para gestionar el rendimiento de mi empresa ?
¿Cuáles son los datos más relevantes a analizar ?
¿Cuál es el verdadero objetivo de mi informe ?
Un informe con indicadores de rendimiento incorrectos le pondrá obstáculos en lugar de ayudarle a gestionar correctamente su empresa. Tenga cuidado de no caer en la trampa de un número excesivo de datos. Muchas son las empresas que piensan que para ganar en rendimiento, siempre se necesitan más datos, más KPI y hacer siempre más informes. Pero, al final, esto hace que los informes sean demasiado pesados, demasiado detallados, poco comprensibles y sin valor añadido. Lo ha entendido: concéntrese en los datos realmente importantes, aquellos que le permitirán avanzar y llevar su empresa más lejos.
Error n°3 : Elegir la mala visualización de sus datos
No se dirá nunca lo suficiente, pero el objetivo de un informe es presentar de manera simple, clara y optimizada los datos de una empresa. Algunos gráficos son más adecuados que otros para sus cifras. Esto es propio de cada empresa. Ya sean gráficos circulares, líneas, histogramas, gráficos de barras... elegirá los más apropiados. Cada gráfico tiene su objetivo:
Gráficos de columnas: son muy efectivos para mostrar y analizar un conjunto de datos
Gráficos de barras: son útiles para comparar conceptos y porcentajes entre factores o conjuntos de datos.
Gráficos circulares: son útiles para ilustrar y mostrar la distribución de los muestras en una dimensión individual.
Gráficos de líneas: muy útiles para mostrar tendencias durante un período determinado
Error n°4 : No clasificar los datos
Cada colaborador tiene sus necesidades en términos de datos. De hecho, sus colaboradores no están necesariamente interesados en los mismos datos contenidos en su informe. Para facilitar la lectura personalizada, le aconsejamos integrar una barra de filtros o pestañas para permitirles mostrar únicamente la información / datos que les interesan.
Error n°5 : Seguir únicamente los indicadores que son fáciles de medir
Algunos indicadores de rendimiento son simples de recuperar, otros son un poco menos. No es una razón para conformarse con la simplicidad. De hecho, los indicadores clave de rendimiento más pertinentes son generalmente aquellos que requieren (un poco) más de esfuerzo para ser recuperados, medidos y analizados. Si busca bien, verá que existen soluciones para acceder a todos los datos que necesita. Seguramente invertirá más tiempo, pero es para que le ahorre en el futuro.
Error n°6 : No cuestionar sus indicadores clave de rendimiento
¿Ha dedicado tiempo a definir indicadores clave de rendimiento y elaborar su informe cada mes ? ¡Bien! Pero tenga en cuenta que si sus indicadores son relevantes en un momento T, pueden no serlo en un momento Z. De hecho, debe revisar regularmente sus indicadores de rendimiento, deshacerse regularmente de aquellos que nunca observa porque no le proporcionan los datos esperados y agregar aquellos que le parecen más adecuados. ¡El informe perfecto no existe ! Es una herramienta en constante evolución !
Los puntos a recordar :
Los do :
Seleccionar indicadores relevantes para sus objetivos y su audiencia
Encontrar la buena ilustración para el buen dato y probar sus gráficos
Contextualizar con leyendas, comentarios, fuentes
Los don't :
Elegir indicadores que no podrá actualizar con cada informe
Sobrecargar su informe con un número excesivo de datos
Aburrir a su audiencia con una presentación estática