Los 4 pasos indispensables para crear su informe
Lo hemos abordado en los artículos anteriores, un tablero de mandos es de gran ayuda para la toma de decisiones y de gran eficacia. Destinado a todo un equipo (dueño de negocio, gerente, etc...), esta herramienta proporciona una visión sintética sobre los puntos esenciales para el funcionamiento de la empresa. Pero, implementar un reporting en una estructura no es tarea fácil, y mucho menos un reporting de calidad. Aquí encontrará las 4 etapas indispensables para crear su propio reporting.
Etapa 1 : Definición de los objetivos
El reporting es una herramienta indispensable para ayudar a los directivos a medir y comprender mejor la evolución de su actividad. Es una verdadera herramienta de ayuda a la decisión. Utilizada en varios campos, sirve para :
- Seguir la evolución de una actividad o de un servicio para anticipar y adaptar el funcionamiento de la empresa
- Seguir los costos de una actividad o de un servicio para asignar de la mejor manera posible los recursos disponibles de la empresa (tiempo de trabajo, financiamientos, competencias, materias primas...)
Las diferentes misiones del reporting en la empresa :
- Revelar las fortalezas y debilidades de una empresa: Permite realizar cambios para mejorar las debilidades observadas
- Revelar las potenciales oportunidades de mercado
- Seguir la realización de sus planes de acción en diferentes etapas y mejorarlos en caso de necesidad.
- Informar a los equipos sobre una situación (evoluciones futuras/en curso, noticias de la empresa…)
Etapa 2 : Definir los buenos indicadores de rendimiento
Lo hemos visto, los indicadores a utilizar en un tablero de mandos difieren según la naturaleza de la empresa.
Una startup que vende una solución SaaS necesita conocer el número de visitantes en su sitio, aquellos que quieren saber más, su tasa de conversión en clientes, establecer su tasa de cancelación, etc.…
· Los marketplaces se centrarán en evaluar el volumen de negocio general, así como el número de transacciones en un período determinado (día, semana, mes). Indicadores como el ticket medio por transacción, el número de compras promedio por comprador o el porcentaje de ingresos en relación con el volumen de negocio global serán vitales para el buen funcionamiento de la empresa, al igual que la evolución del número de compradores, del número de vendedores o del número de listados.
· Las plataformas de e-commerce buscarán primero establecer los ingresos por productos así como los ingresos por los gastos de envío. Por supuesto, el número de visitantes, el porcentaje de adiciones al carrito y el porcentaje de abandono del carrito serán indicadores prioritarios. El número de listados, así como el precio medio por listado también serán variables a seguir de cerca. Finalmente, el número de reseñas (positivas o negativas) también tendrá su importancia en la marcha a seguir.
Etapa 3 : Defina la frecuencia de actualización
Para saber qué periodicidad de actualización de los indicadores seleccionar (diaria, semanal, mensual...), es conveniente preguntarse sobre varios puntos:
¿Con qué frecuencia son notables los cambios? ¿Con qué periodicidad la interpretación es relevante y permite actuar?
Cuanto más cerca esté de las operaciones elementales, mayor debe ser la periodicidad. Un operador que sigue la productividad de su máquina necesita reaccionar muy rápidamente a cualquier desviación. En cambio, para una gestión estratégica, tomar decisiones sobre una evolución semanal de los ingresos no tiene ningún sentido. El decisor busca analizar una tendencia marcada, por lo tanto, generalmente a lo largo de varios meses.
Etapa 4 : La elaboración del reporting
1. Elección de la solución técnica
Por lo que va a tener que pasar es la elección del buen soporte: ¿Optará por una hoja de cálculo Excel o un reporting integrado en su suite de inteligencia empresarial o otro software de gestión? ¿Quizás un servicio especializado SaaS en internet?
2. Identificar las fuentes de datos
Para saberlo, pregúntese lo siguiente: ¿cómo va a recopilar los datos para el cálculo de los indicadores? ¿Dónde va a buscar la información? En esta etapa usted identifica las fuentes de datos que van a alimentar el tablero de mando :software de contabilidad, de gestión comercial, CRM, luego define cómo estos datos van a llegar a su herramienta (importación de archivo Excel, enlace entre bases de datos, API, entrada manual, etc.)
3. La estructura del reporting
Una vez que se han llevado a cabo todas estas etapas de reflexión, es tiempo de pasar a la estructura del reporting. La presentación y la organización de la información dentro del tablero de mando son elementos indispensables para obtener un conjunto simple, coherente y eficaz !
En otro artículo poner el enlace hemos visto que existen varias opciones para presentar la información. No dude en consultarlo si desea conocerlas.
Es importante, entre otras cosas, seleccionar el gráfico adecuado para una visualización efectiva y, sobre todo, que este pueda corresponder perfectamente a la forma en que desea ilustrar sus datos (en forma de proporción, ratio, progresión, o categorizar sus datos).
Ahora ya conoce las etapas a seguir para crear su propio reporting, ¡así que es su turno de actuar!