Los 4 pasos indispensables para crear su informe
Lo hemos abordado en los artículos anteriores, un panel de control es de gran ayuda para la toma de decisiones y de una gran eficiencia. Destinado a todo un equipo (empresario, gerente, etc...), esta herramienta proporciona una visión sintética sobre los puntos esenciales para el funcionamiento de la empresa. Sin embargo, implementar un informe en una estructura no es tarea fácil, mucho menos un informe de calidad. Aquí encontrará las 4 etapas indispensables para crear su propio informe.
Etapa 1 : Definición de los objetivos
El informe es una herramienta indispensable para ayudar a los directivos a medir y comprender mejor la evolución de su actividad. Es una verdadera herramienta de apoyo a la decisión. Utilizado en varios campos, sirve para seguir la evolución de una actividad o de un servicio con el fin de anticipar y adaptar el funcionamiento de la empresa. También para seguir los costos de una actividad o de un servicio con el fin de asignar de la mejor manera posible los recursos disponibles de la empresa (tiempo de trabajo, financiamientos, competencias, materias primas...)
Las diferentes misiones del informe en la empresa :
Revelar las fortalezas y debilidades de una empresa: Permite realizar cambios para mejorar las debilidades observadas
Revelar las potenciales oportunidades de mercado
Seguir la realización de sus planes de acción, en diferentes etapas, y mejorarlos en caso de ser necesario.
Informar a los equipos sobre una situación (evoluciones venideras / en curso, novedades de la empresa…)
Al igual que para los objetivos de rendimiento de su empresa, debe definir claramente los objetivos de sus informes y paneles de control. Es un paso importante que no debe pasarse por alto. Aquí hay algunas preguntas adicionales que puede hacerse para ayudarle a definir sus objetivos: ¿Quiénes son los destinatarios? ¿Ya utilizan un sistema de informes? ¿Se sienten cómodos con estas herramientas ? ¿Y cuáles son los tipos de paneles de control que necesitan? ¿Qué información necesitan?
Etapa 2 : Los indicadores de rendimiento a seguir
Una vez que sus objetivos estén fijados, es hora de definir los indicadores que deberá medir para analizar el rendimiento de su empresa. Existen 3 grandes tipos de indicadores:
Los indicadores financieros: resultado neto, margen bruto, precio de compra de las materias primas, EBITDA, capital de trabajo, umbral de rentabilidad...
Los indicadores de actividad: volumen de negocios (CA), número de productos vendidos VS número de productos creados...
Los indicadores de calidad: número de reclamaciones, tasa de atención telefónica, tasa de no conformidad…
Según la naturaleza de la empresa, los indicadores a seguir no serán los mismos, no tendrán las mismas prioridades. Por ejemplo, el sector de la hotelería necesita conocer la tasa de ocupación de las habitaciones, el REVPAR, el costo de una habitación vacía, el costo de las materias primas para los desayunos… Mientras que las plataformas de e-commerce buscarán primero establecer el volumen de negocios realizado por tipo de productos vendidos, el número de adiciones al carrito, la tasa de abandono del carrito...
Etapa 3 : Actualizar regularmente los datos
La buena frecuencia de actualización puede ser difícil de establecer. Para encontrarla, aquí hay algunas preguntas a hacerse: ¿en qué período promedio es más probable que los resultados sean más significativos? ¿En qué plazo las actuaciones observadas le permitirán actuar?
A veces, será más interesante seguir sus datos durante varias semanas o meses, en lugar de analizar simplemente su rendimiento semanal o diariamente.
Etapa 4 : El diseño del informe
La elección de la solución técnica
Si Excel es la herramienta ideal para hacer sus primeros pinitos en el informe, pronto se convertirá en una herramienta obsoleta tan pronto como necesite un análisis más profundo de sus datos. Para paliar las carencias de Excel, existen soluciones integradas en sus software de gestión, pero también soluciones SaaS. Lo importante es que la herramienta seleccionada sea fácil de usar y eficaz. La interfaz debe estar diseñada para permitir una buena experiencia de usuario, los gráficos deben ser agradables de consultar y comprensibles de un vistazo. Una interfaz amigable, gráficos agradables de consultar... Estos elementos juegan un papel no despreciable en la apropiación de la herramienta.
Identificar las fuentes de datos
¿Qué datos necesitará recopilar? ¿En qué fuentes se encuentran estos datos? La idea en esta etapa es identificar todas las fuentes de datos que alimentarán sus paneles de control (CRM, bancos, software de gestión comercial, software de contabilidad, redes sociales, software de mailing…) Concretamente, debe listar todos los software o aplicaciones que utiliza. Luego pregúntese si los datos contenidos son importantes para el análisis de su rendimiento.
La estructura del informe
La maquetación y la organización de la información dentro del panel de control son elementos indispensables para obtener un conjunto simple, coherente y eficaz ! Y esta estructura es propia de cada empresa. Existen varias maneras de presentar la información en su panel de control (por grupo de indicadores, por nivel de detalle, por relación de causalidad).
Ahora conoce las etapas a seguir para crear su propio informe, ¡así que es su turno !