El acceso de los datos a los empleados, un tema estratégico para la empresa

La época actual se caracteriza por la cantidad sin precedentes de datos creados cada día. En las empresas, esta cantidad de datos resulta particularmente importante para la toma de decisiones, como demuestra el creciente éxito de las soluciones de Business Intelligence. Además, el acceso a estos datos por parte de los empleados puede ser beneficioso en muchos aspectos. Sin embargo, a menudo solo tienen poco o difícil acceso a ellos, por razones de seguridad, o simplemente porque esta práctica aún no forma parte de la cultura de la empresa. Entonces, ¿qué solución adoptar para combinar un buen acceso a los datos y una seguridad óptima?

El acceso a los datos, clave del éxito de la empresa

Un buen acceso de los empleados a los datos presenta diversas ventajas para todas las partes interesadas de la empresa. Para los directivos, contar con equipos informados sobre la evolución de los indicadores es una gran fortaleza. De hecho, al integrar a los empleados en el seguimiento de la actividad, la empresa los convierte en actores del rendimiento global, a diferencia de un funcionamiento donde los datos solo se les presentan periódicamente en una reunión. Integrar una dosis de monitoring en su trabajo también aumenta su compromiso con la vida de la empresa, y hace que su actividad en su seno sea más gratificante. Aún más, este mayor compromiso parece tener un impacto positivo en el rendimiento, como mostró Gallup en 2012. En su estudio sobre el tema, la firma estadounidense mostró que las empresas con el mayor nivel de compromiso tenían una productividad más del 20% superior a aquellas cuyos empleados tenían el compromiso más bajo. Además, recibían calificaciones un 10% mejores por parte de sus clientes.

Sin embargo, las empresas son reticentes a implementar una política de acceso a los datos

Sin embargo, la realidad de la empresa a menudo se aleja mucho de este objetivo. Un estudio realizado en el Reino Unido por ObjectiveIT mostró numerosas deficiencias en este aspecto. Por ejemplo, más de la mitad de los empleados encuestados afirmaron obtener más información sobre el rendimiento de su empresa por sus propios medios que por la propia empresa. De hecho, varios factores impiden un buen acceso a los datos por parte de los empleados de una empresa.

Primero, el acceso a los datos por parte de los empleados plantea una cuestión relacionada con la seguridad de los datos. A menudo reticentes a una política abierta por razones de seguridad, las empresas limitan drásticamente el acceso a los datos. Entre las razones frecuentemente citadas, el riesgo de una fuga de datos como resultado de un acto interno. Si bien la mala intención existe, los empleados también pueden mostrar negligencia, causando sin querer una fuga. Este riesgo es aún más importante dado que los datos pueden exportarse fácilmente. En 2018, no menos del 40% de los responsables encuestados por Shred-It estimaron que su último incidente se debía a este tipo de comportamiento.

Una solución a este riesgo es que la empresa adopte una solución de software adecuada, que permita un acceso a los datos limitado para los empleados. Estos podrán consultar los datos directamente relacionados con su actividad, y no el conjunto, limitando el riesgo de fuga. Además, al confiar la tarea de exportar los datos (hacia una hoja de cálculo, en particular) solo a un número restringido de colaboradores, la empresa reduce aún más las posibilidades de robo de datos. Este tipo de configuración es posible en el caso de un software con un sistema de perfiles personalizados, permitiendo al administrador asignar permisos de acción sobre los datos caso por caso.

Las habilidades son a veces el factor limitante

Sin embargo, la seguridad por sí sola no explica la mala accesibilidad de los datos en la empresa. A veces, la dificultad de uso de las bases de datos impide simplemente al empleado acceder a los datos. Uno de los principales obstáculos en este ámbito son las consultas en SQL -el Structured Query Language- necesarias para interrogar la base. Estas, aunque responden a una sintaxis lógica, requieren experiencia por parte del empleado. A la dificultad y al tiempo que lleva el procedimiento se suma así una vulnerabilidad para la empresa, que se vuelve dependiente de este conocimiento.

Ante esto, la empresa puede responder formando masivamente en el uso de bases de datos en SQL o, mejor aún, cambiando a un software más sencillo de utilizar. En este sentido, un software con una interfaz gráfica representa a veces un avance para los equipos, permitiéndoles interrogar los datos, sin necesidad de habilidades particulares. Además, también permiten poner en valor los datos y explotarlos fácilmente, a través de indicadores, sin necesidad de fórmulas o cálculos particulares. De hecho, esta simplificación también beneficia a los empleados mejor formados, ya que pueden realizar ahorros de tiempo significativos en sus búsquedas.

Hacia una política de acceso a los datos efectiva

Sin embargo, una política de acceso a los datos efectiva no debería consistir en un acceso a mansalva de todos a todos los datos. Además de ser poco pertinente, ya que un empleado solo debería necesitar los datos relacionados con su departamento, esta sería incluso contraproducente. Un estudio de la American Psychology Association mostró que cambiar de una tarea a otra podía ocupar hasta el 40% de un día laboral. Así se comprende fácilmente que exponer a los empleados a demasiados datos ralentiza más de lo necesario la realización de tareas. Finalmente, esta sobreexposición a la información no está exenta de generar su cuota de estrés.

Así, una política efectiva se basa en un acceso medido a los datos, donde cada empleado tendrá a su disposición las pocas informaciones clave que le conciernen directamente. A este respecto, una solución de software con un sistema de perfiles diferenciados parece una vez más recomendada.