La calidad de la información financiera en la empresa
8 jul 2024
El control de gestión se basa en una medida cuantificada de la actividad de la empresa y luego en un análisis para extraer conclusiones y decisiones sobre la estrategia a adoptar. En este modo de funcionamiento, la calidad de la información utilizada reviste una importancia particular. Cuando la estrategia se basa en datos, su calidad influye mecánicamente en la pertinencia de la estrategia. Sin embargo, según BlackLine, 2/3 de los ejecutivos financieros creen haber tomado una decisión a partir de datos erróneos. Esta cifra preocupante resalta las deficiencias de las empresas en cuanto a la veracidad de sus datos financieros, y su vulnerabilidad ante errores que son bastante frecuentes.
La información financiera, un recurso clave
Los datos financieros deben ser exactos y actualizados para prevenir posibles problemas legales y estratégicos. En primer lugar, es evidente que los datos erróneos plantean un problema desde el punto de vista fiscal. De hecho, la obligación de llevar una contabilidad actualizada requiere información verificada y fiable sobre las cuentas. Además, la información incorrecta puede llevar a costos crecientes e ineficiencias. Por otra parte, si la empresa adopta una gestión basada en indicadores financieros, su precisión se vuelve vital para los tomadores de decisiones. Una mala información en la fase inicial generará, por lo tanto, un indicador distorsionado. A partir de ahí, el lector del tablero de control necesariamente sacará una mala conclusión respecto a la realidad de la actividad. Concretamente, estos errores de datos ocurren en la mitad de las empresas, según BlackLine, y requieren una semana de rectificaciones por parte de los equipos. Para un restaurante, por ejemplo, un error en el reporte de los costos de las materias primas resultará en márgenes sobre bases falsas.
La identificación de los factores que reducen la calidad de los datos financieros
El primer paso en la solución a la mala calidad de la información financiera consiste en identificar los factores de error. Estos son numerosos y están, en primer lugar, relacionados con el tamaño de la empresa. Un gran establecimiento tendrá, de hecho, más probabilidades de contar con múltiples colaboradores responsables de una parte del informe. Si la multiplicidad de fuentes es útil para la exhaustividad de los datos, mecánicamente aumenta el riesgo de error. Además, un proceso de informes totalmente manual, con una hoja de cálculo común que los colaboradores llenan a medida que avanzan, incrementa este mismo riesgo. Finalmente, más allá de la multiplicidad de los agentes, una cadena de revisión compleja también es un factor de riesgo. De hecho, cada revisión, control o modificación de los datos por un eslabón de la cadena financiera es una oportunidad para cometer un error.
Hacia una organización que garantice la calidad de la información
Una vez que se han identificado los factores de reducción de la calidad de la información financiera, se puede encontrar una solución. En primer lugar, una reorganización de la cadena contable es una buena respuesta al problema. Esta reorganización puede consistir en repensar el proceso “de arriba hacia abajo”, asegurándose de varios criterios. Entre estos criterios, el número de datos que un colaborador debe ingresar y la presencia de sistemas de corrección son dos aspectos a considerar en primer lugar. Una buena cadena de información financiera se basará, entre otras cosas, en una revisión obligatoria a varios niveles. En el caso de un restaurante, es, por ejemplo, factible que el responsable de las cajas revise los números enviados una primera vez por el contador. Además, reenviarlos a él en caso de discrepancias puede constituir una política que aumente la calidad global. Finalmente, establecer un indicador de la calidad de los datos financieros también es una solución. Seguimiento de la evolución del número de errores puede ser la forma más efectiva de sensibilizar a los equipos y mejorar la calidad de la información financiera.
La solución de software
Un software de control de gestión permite conciliar una gran diversidad de fuentes con una calidad segura. De hecho, al hacer posible la automatización de la entrada de datos, la herramienta reduce el riesgo de error en la entrada. Además, un sistema de cuentas también disminuye este riesgo al limitar el número de informaciones accesibles por cada uno. Finalmente, su sistema de revisión integrada con validación aumenta las posibilidades de corregir posibles datos erróneos.
En resumen:
El control de gestión se basa en una medida cuantificada de la actividad de la empresa y un análisis para tomar decisiones estratégicas. Sin embargo, la calidad de la información utilizada es crucial para la pertinencia de la estrategia. Según BlackLine, 2/3 de los ejecutivos financieros ya han tomado una decisión a partir de datos erróneos.
Los datos financieros deben ser exactos y actualizados para evitar problemas legales y estratégicos. Los factores que reducen la calidad de los datos financieros incluyen el tamaño de la empresa, un proceso de informes manual, una cadena de revisión compleja y una multiplicidad de fuentes.
Una reorganización de la cadena contable, una revisión obligatoria a varios niveles y un indicador de la calidad de los datos financieros pueden ayudar a mejorar la calidad de la información financiera. Los softwares de control de gestión también pueden ayudar al automatizar la entrada de datos, limitando el acceso a la información y al integrar un sistema de revisión con validación.
F.A.Q:
1. ¿Por qué es importante la calidad de la información financiera para el control de gestión?
La calidad de la información financiera es importante para el control de gestión porque influye en la pertinencia de la estrategia de la empresa. Los datos erróneos pueden resultar en problemas legales y estratégicos, así como en costos en aumento e ineficiencias.
2. ¿Cuáles son los factores que reducen la calidad de los datos financieros?
Los factores que reducen la calidad de los datos financieros incluyen el tamaño de la empresa, un proceso de informes manual, una cadena de revisión compleja y una multiplicidad de fuentes.
3. ¿Cómo mejorar la calidad de la información financiera?
Para mejorar la calidad de la información financiera, se pueden implementar una reorganización de la cadena contable, una revisión obligatoria a varios niveles y un indicador de la calidad de los datos financieros. Los softwares de control de gestión también pueden ayudar al automatizar la entrada de datos, limitando el acceso a la información y al integrar un sistema de revisión con validación.