La calidad de la información financiera en la empresa
8 jul 2024
El control de gestión se basa en una medida cuantificada de la actividad de la empresa y luego en un análisis para extraer conclusiones y decisiones sobre la estrategia a adoptar. En este modo de funcionamiento, la calidad de la información utilizada revierte una importancia particular. Cuando la estrategia se basa en datos, su calidad influye mecánicamente en la relevancia de la estrategia. Sin embargo, según BlackLine, 2/3 de los ejecutivos financieros piensan que ya han tomado decisiones basadas en datos erróneos. Esta cifra preocupante subraya las deficiencias de las empresas en cuanto a la veracidad de sus datos financieros y su vulnerabilidad ante errores que son comúnmente frecuentes.
La información financiera, un recurso clave
Los datos financieros deben ser exactos y actualizados para evitar problemas legales y estratégicos. Antes que nada, es evidente que los datos erróneos plantean problemas desde un punto de vista fiscal. De hecho, la obligación de mantener una contabilidad actualizada supone información verificada y fiable sobre las cuentas. Además, una mala información puede llevar a un aumento de costos e ineficiencias. Por otro lado, si la empresa adopta una gestión basada en indicadores financieros, su precisión se vuelve vital para los tomadores de decisiones. Una mala información en la entrada conducirá, por lo tanto, a un indicador distorsionado. Así, el lector del cuadro de mando necesariamente extraerá una conclusión errónea en relación a la realidad de la actividad. Concretamente, estos errores de datos ocurren en la mitad de las empresas, siempre según BlackLine, y exigen una semana de rectificaciones por parte de los equipos. Para un restaurante, por ejemplo, un error en el reporte de los costos de las materias primas dará márgenes falsos sólidos.
La identificación de los factores de disminución de la calidad de los datos financieros
El primer paso para solucionar la mala calidad de la información financiera consiste en identificar los factores de errores. Estos son numerosos y se deben en primer lugar al tamaño de la empresa. Un gran establecimiento, de hecho, tendrá más probabilidades de contar con varios colaboradores responsables de parte del reporte. Si la multiplicidad de fuentes es útil para la exhaustividad de los datos, aumenta mecánicamente el riesgo de error. Además, un proceso de reporte completamente manual, con un archivo común que los colaboradores llenan a medida que avanzan, incrementa este mismo riesgo. Finalmente, más allá de la multiplicidad de agentes, una cadena de revisión compleja también es un factor de riesgo. De hecho, cada revisión, control o modificación de los datos por un eslabón de la cadena financiera es una oportunidad para cometer un error.
Hacia una organización que garantice la calidad de la información
Una vez identificados los factores que disminuyen la calidad de la información financiera, es posible encontrar una solución. En primer lugar, una reorganización de la cadena contable es una buena respuesta al problema. Esta puede consistir en repensar “de arriba hacia abajo” el proceso, asegurándose de varios criterios. Entre estos criterios, la cantidad de datos que un colaborador debe ingresar y la presencia de sistemas de corrección son dos aspectos prioritarios a considerar. Una buena cadena de información financiera se basará, entre otros, en una revisión obligatoria a varios niveles. En el caso de un restaurante, por ejemplo, es factible que los números ingresados por el responsable de cajas sean primero revisados por el contador. Además, devolvérselos en caso de discrepancias puede constituir una política que aumente la calidad global. Finalmente, establecer un indicador de la calidad de los datos financieros también constituye una solución. Seguir la evolución del número de errores puede ser la manera más eficaz de sensibilizar a los equipos y aumentar la calidad de la información financiera.
La solución de software
Mejor aún, un software de control de gestión permite conciliar una gran diversidad de fuentes con una calidad asegurada. De hecho, al hacer posible la automatización de la entrada de datos, la herramienta reduce el riesgo de error de introducción. Además, un sistema de cuentas también disminuye este riesgo al limitar la cantidad de información accesible para cada uno. Por último, su sistema de revisión integrada con validación aumenta las probabilidades de corregir posibles datos erróneos.
En resumen:
El control de gestión se basa en una medida cuantificada de la actividad de la empresa y un análisis para tomar decisiones estratégicas. Sin embargo, la calidad de la información utilizada es crucial para la relevancia de la estrategia. Según BlackLine, 2/3 de los ejecutivos financieros ya han tomado decisiones basadas en datos erróneos.
Los datos financieros deben ser exactos y actualizados para evitar problemas legales y estratégicos. Los factores que reducen la calidad de los datos financieros incluyen el tamaño de la empresa, un proceso de reporte manual, una cadena de revisión compleja y una multiplicidad de fuentes.
Una reorganización de la cadena contable, una revisión obligatoria a varios niveles y un indicador de la calidad de los datos financieros pueden ayudar a mejorar la calidad de la información financiera. Los software de control de gestión también pueden contribuir al automatizar la entrada de datos, limitar el acceso a la información e integrar un sistema de revisión con validación.
F.A.Q:
1. ¿Por qué es importante la calidad de la información financiera para el control de gestión?
La calidad de la información financiera es importante para el control de gestión porque influye en la relevancia de la estrategia de la empresa. Los datos erróneos pueden causar problemas legales y estratégicos, así como aumentar costos e ineficiencias.
2. ¿Cuáles son los factores que reducen la calidad de los datos financieros?
Los factores que reducen la calidad de los datos financieros incluyen el tamaño de la empresa, un proceso de reporte manual, una cadena de revisión compleja y una multiplicidad de fuentes.
3. ¿Cómo mejorar la calidad de la información financiera?
Para mejorar la calidad de la información financiera, se pueden implementar una reorganización de la cadena contable, una revisión obligatoria a varios niveles y un indicador de la calidad de los datos financieros. Los software de control de gestión también pueden ayudar al automatizar la entrada de datos, limitar el acceso a la información e integrar un sistema de revisión con validación.