La definición de un buen informe

Como hemos visto en el artículo anterior, el reporting es uno de los elementos clave de una estrategia empresarial eficiente. Esta herramienta permite materializar los datos para medir el rendimiento de su actividad. Sin duda, también ha optado por el reporting en su empresa. Pero, ¿está adoptando los puntos importantes para que este se realice correctamente ? En este artículo descubrirá 3 consejos que lo convertirán en un profesional del reporting !‍

Consejo 1 : Elegir los buenos Kpi's / los buenos datos en un reporting

Verdaderos herramientas de ayuda a la decisión, asegúrese de seleccionar bien sus indicadores. Y para seleccionarlos, no olvide que estos estarán vinculados al público interesado. Para evitar el aspecto que consume mucho tiempo a menudo asociado con la elaboración de un informe, anticipe, recoja y anote la información a medida que avanza. La mejor manera de acceder a datos que sean lo más relevantes y recientes posible es apoyarse en una base técnica sólida. Al automatizar los procesos de recolección y análisis, una herramienta de Business Intelligence puede ayudarle a agregar datos para que sean más legibles y comprensibles rápidamente : esto significa tiempo ganado y menos problemas.‍

Consejo 2 : Utilizar los buenos gráficos y tableros para dar sentido a su reporting

Una vez seleccionados los indicadores pertinentes, una buena parte del trabajo ya está hecho. El formato de la presentación también es muy importante. No siempre es fácil elegir la ilustración adecuada para expresar un indicador, pero elegir el gráfico equivocado puede llevar a ciertos errores de interpretación. La primera regla es simple : un gráfico representa un mensaje. Es en este momento que puede realizar pruebas; no dude en compartir todas sus propuestas con sus colegas para seleccionar la mejor opción sobre un tipo de dato. La buena comprensión también pasa por una contextualización adecuada: comentarios, una leyenda, colores apropiados para resaltar lo esencial, etc. Brinde todas las oportunidades a sus interlocutores para comprender bien la información que desea compartir. La elección del gráfico adecuado es importante, de hecho, existen varios :

1. Mostrar una relación entre varios datos

1.1 Gráfico de burbujas

‍Objetivo : permite relacionar 3 indicadores para ilustrar correlaciones / Aplicación : Los gráficos de burbujas se utilizan generalmente para comparar y mostrar las relaciones entre etiquetas y categorías, mediante el uso de posicionamiento y proporciones.

1.2 Gráfico dirigido por fuerzas

‍Objetivo : permite relacionar 3 indicadores para ilustrar correlaciones / Aplicación : Permite identificar vínculos entre canales en términos de volumen o flujo, y permite comparaciones de dos en dos.

1.3 Gráfico de líneas

Los gráficos de líneas son perfectos cuando se trata de mostrar evoluciones en función del tiempo. Son compactos, claros y precisos. El formato de los gráficos de líneas es común y familiar para la mayoría de las personas, lo que los hace simples de entender de un vistazo.

Objetivo : Este gráfico ofrece la posibilidad de ilustrar decenas de indicadores que no tienen (o tienen poco) relación directa entre ellos / Aplicación : Utilice este gráfico para presentar datos de diferentes valores y unidades

‍2.  Comparar sus datos

‍                                                                                             Diagrama de barras‍

Objetivo : Comparación clásica de volumen o flujo. La dimensión también puede ser temporal / Aplicación : Utilice varios indicadores en un mismo grupo para comparar sus datos. Manténgase simple, no compare más de 3 indicadores a la vez.

                                                                         Diagrama de barras horizontal

‍Objetivo : Esta visualización de datos permite comparar entidades entre sí, como el rendimiento de una empresa en comparación con su competidor / Aplicación : Un gráfico de barras horizontal puede ser utilizado cuando hay más de 10 etiquetas para comparar. Este tipo de visualización puede comparar hasta 3 tipos diferentes de datos. Es posible acumular información utilizando gráficos compuestos. Por ejemplo, una serie en línea y otra en barras con el gráfico mixto.‍

Consejos: atención a los gráficos demasiado sofisticados como las visualizaciones en 3D. Estéticas, ciertamente, y aún así... pierden eficacia al complicar la lectura de los resultados.

3.  Representar una proporción

‍                                                                                               Diagrama circular

El diagrama circular es muy adecuado para visualizar un % dentro de un conjunto dado (también conocido como el gráfico de pastel)

4.  Representar un ratio

‍                                                                                          Diagrama de medidor

El gráfico circular puede ser utilizado, pero el medidor es más pertinente, ya que muestra la posición entre 0% y 100%

Consejo 3 : Hacer que el reporting esté disponible y sea comprendido por todos

Sea conciso y sintético evitando reportes demasiado largos y elija de preferencia una solución interactiva. ¡La idea no es saturar la mente de sus colaboradores con reportes interminables! Vaya a lo esencial ! Una solución interactiva permite esta simplicidad. En una diapositiva se permite filtrar los datos. La información es, por lo tanto, global y puede hacerse más precisa. ¡Haga participar a todo su equipo, ya que esta herramienta empresarial requiere datos de diferentes servicios! Es una herramienta construida colectivamente. En su interior, encontramos datos provenientes de recursos humanos, contabilidad, compras. Por lo tanto, hacer que todo este pequeño mundo trabaje juntos es particularmente eficaz. ¡Como ha comprendido por sí mismo, uno de los desafíos del reporting es el factor humano ! Pedimos a los colaboradores que participen en la producción de datos, por lo que es fundamental proporcionarles retroalimentación, ajustar sus acciones y felicitarlos en sus éxitos !

En definitiva, un buen reporting es también un reporting que evoluciona ! Puede que su empresa enfrente buenos y malos rendimientos. Hacer frente a estas fluctuaciones es un imperativo. Sus indicadores deben ser flexibles y debe saber modificarlos en cualquier circunstancia.

Algunos puntos a recordar :

Un buen reporting :

• Contiene únicamente los indicadores esenciales (es conciso)

• Comprende KPI bien pensados

• Refleja exactamente la salud de su actividad

• Es interactivo

• Permite comunicar sobre el trabajo de los colaboradores

• Evoluciona

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