Gestión del puesto del proveedor: ¿cuáles son los impactos en la tesorería?
Ambre Baynaud
18 oct 2024
La gestión de la cuenta de proveedores y la optimización de la tesorería son dos temas muy relacionados. Hoy en día, el objetivo de todas las empresas es asegurar su salud financiera. Pero, ¿qué significa esto?
La salud financiera de una empresa se traduce por el estado de su tesorería, es decir, por la cantidad de todas las liquidaciones disponibles inmediatamente que posee y que le permite hacer frente a sus compromisos financieros. Esta tesorería requiere, para ser optimizada, una gestión global pertinente y precisa.
La gestión global de una empresa se apoya en la gestión de diferentes áreas. Nos dedicaremos en este artículo a la gestión de la cuenta de proveedores. Esta representa la forma en que una organización gestionará sus relaciones con sus proveedores. Es un componente esencial en el proceso de optimización de la cadena de valor de la empresa y, por tanto, influirá muy fuertemente en el estado de la tesorería final.
¿Cuál es el rol de la cuenta de proveedores?
La cuenta de proveedores juega un verdadero papel estratégico en la sostenibilidad de una empresa.
¿Qué es la cuenta de proveedores?
Es mucho más que una simple lista de acreedores y representa, sobre todo, un proceso que incluye tanto los contratos con los proveedores, los plazos de pago, como las deudas a pagar. La cuenta de proveedores corresponde a la forma en que la empresa gestionará sus relaciones con todos sus socios comerciales de los que depende, ya sea para sus materias primas, sus productos o sus servicios. Cuando la gestión de esta cuenta es eficiente, la fluidez de la cadena de suministro está garantizada: la mercancía es entregada y los pagos son saldados, lo que evita posibles litigios.
La cuenta de proveedores está compuesta de diversos elementos. Podemos identificar el número y la diversidad de proveedores, los plazos de pago, las negociaciones, las deudas a proveedores, el volumen de existencias y el capital de trabajo.
¿Cuáles son los desafíos de la cuenta de proveedores?
La cuenta de proveedores representa para las empresas una gran cantidad de desafíos a los que deben hacer frente para disponer de una tesorería suficiente.
La negociación con los proveedores
La relación comercial mantenida entre una empresa y sus proveedores va acompañada de un vínculo de confianza. Entregar mercancías significa recibir su pago a cambio, aunque no sea inmediato y dependa de los plazos de pago fijados.
El límite de estos plazos de pago está establecido por el código de comercio.
Salvo acuerdo entre las partes, el plazo de pago se fija en 30 días a partir de la fecha de recepción de las mercancías o de la ejecución del servicio.
El plazo acordado entre las partes no puede exceder 60 días a partir de la fecha de emisión de la factura.
Por excepción, un plazo máximo de 5 días finales de mes a partir de la fecha de emisión de la factura puede ser acordado por un contrato entre las partes.
En el caso de una factura periódica, el plazo acordado no puede exceder 45 días a partir de la fecha de emisión de la factura.
Muchas empresas tienden, para optimizar su tesorería final, a negociar plazos de pago más largos con sus proveedores. El objetivo es cobrar las cuentas por cobrar de los clientes antes de saldar las deudas con los proveedores. Este método, aunque muy utilizado, presenta algunos inconvenientes. En primer lugar, existe un deterioro potencial de la relación que la empresa mantiene con sus proveedores, lo que puede deberse a negociaciones repetidas y abusivas o al incumplimiento de los plazos fijados. Además, este método conlleva la incapacidad para la empresa de tener una visión clara sobre su tesorería real.
Sin embargo, aunque este método de aplazar los plazos de pago a los proveedores pueda ser fuente de algunos inconvenientes, no dude en ponerlo en práctica tan pronto como enfrente problemas de tesorería y no sepa si podrá cumplir con sus deudas. Así podrá escalonar sus pagos con precaución, sin asumir riesgos en su tesorería.
Dominar sus negociaciones con sus proveedores, que son parte integral de los plazos de pago, es por tanto indispensable para una empresa. Esto garantiza una representación confiable de la tesorería real, y evidentemente, una preservación del entendimiento comercial.
El capital de trabajo
El capital de trabajo es un indicador financiero que informa sobre la capacidad de la empresa para cumplir con sus compromisos a largo plazo sin recurrir al endeudamiento. Su medida traduce la salud financiera de la empresa y evalúa si podrá mantener sus operaciones e invertir en el futuro.
El capital de trabajo se puede calcular de tres maneras diferentes:
La primera se basa en la parte alta del balance:
Capital de trabajo = Capitales permanentes - Activos inmovilizados
La segunda se basa en la parte baja del balance:
Capital de trabajo = Activos circulantes - Deudas a corto plazo
La tercera es un poco más detallada:
Capital de trabajo = Recursos estables de la parte alta del balance (capital, resultados, deudas + provisiones para cargas) - Inmovilizaciones brutas
Estos diferentes cálculos conducen a tres interpretaciones posibles dependiendo del resultado obtenido.
El capital de trabajo es superior a 0. Esto significa que la empresa se encuentra en buena salud financiera: sus inversiones a largo plazo y sus gastos corrientes están cubiertos por los recursos.
El capital de trabajo es igual a 0. Esto significa que la empresa tiene suficientes recursos para financiar sus inversiones a largo plazo, pero no suficientes para financiar sus gastos corrientes.
El capital de trabajo es inferior a 0. Esto significa que la empresa no dispone de suficientes recursos para financiar sus inversiones: financia sus inmovilizaciones mediante deudas a corto plazo, lo que compromete el financiamiento futuro de sus gastos corrientes.
Una buena gestión de la cuenta de proveedores favorecerá para la empresa sus recursos financieros. Esto tendrá un impacto positivo en el resultado de su capital de trabajo, lo que podría incluso contribuir a un capital de trabajo positivo, y por tanto, a la solvencia de la empresa.
El volumen de existencias
Tener un volumen de inventario suficiente significa que la empresa está en condiciones de entregar el producto o ejecutar el servicio de inmediato. También significa una buena tesorería: una empresa que experimenta una mala gestión del inventario puede encontrarse con exceso de stock, lo que puede generarle costos adicionales.
La buena gestión de la cuenta de proveedores pasa por la buena gestión del inventario: una empresa debe ser capaz de satisfacer las demandas de sus clientes. Es necesario que anticipe la demanda y ajuste al máximo sus aprovisionamientos de modo de evitar tanto el exceso de stock como la ruptura de stock. Por lo tanto, es primordial seguir la rotación de stock de cada uno de sus productos.
Además, almacenar mercancía en general cuesta a la empresa, ya que el capital de trabajo se ve directamente impactado.
Para asegurar esta gestión de los stocks y un volumen de stocks suficiente para satisfacer la demanda, es primordial para una empresa establecer un seguimiento regular de los stocks.
¿En qué medida es importante la gestión de la cuenta de proveedores para la salud financiera de la empresa?
La manera en que una empresa gestione sus relaciones con sus proveedores tendrá consecuencias inmediatas sobre su rendimiento global. Cuando las relaciones con los socios están bien gestionadas, esto suele traducirse en una buena comunicación, una calidad constante en los productos entregados o en los servicios realizados, una mayor reactividad ante las fluctuaciones del mercado, posibilidades de negociación o incluso condiciones de pago ventajosas.
En cambio, cuando la gestión no es rigurosa, esto puede llevar a rupturas de stock, costos adicionales inesperados derivados de pedidos realizados de urgencia, por ejemplo, o incluso a un deterioro de la reputación de la empresa.
Por estas diferentes razones, la gestión de la cuenta de proveedores es importante y puede, además de garantizar la estabilidad financiera y operativa, convertirse en una fuente de rendimiento que eleva a la empresa hacia su éxito.
Deudas a proveedores: su impacto en la tesorería
¿Qué es una deuda con un proveedor?
Las deudas a proveedores corresponden a la obligación para una empresa de pagar a sus proveedores. Es el saldo existente en un contrato establecido entre una empresa y un proveedor, que presenta el monto de una cierta cantidad de productos o servicios aún no saldados. La empresa recibirá una factura en la que figurará este monto, que estará obligada a pagar dentro de un plazo previamente acordado con el proveedor. Los proveedores pueden otorgar plazos de pago más o menos largos a las empresas, dejándoles así un poco más de tiempo para obtener suficientes fondos para proceder a este desembolso. Todas estas deudas contraídas se agruparán en el pasivo del balance contable.
Las deudas a proveedores son frecuentemente utilizadas para financiar la empresa y representan un recurso financiero importante (dado que aún no se han desembolsado).
Es importante siempre seguir la evolución de estas deudas a proveedores para evitar desfases demasiado importantes en comparación con la tesorería. Este seguimiento conduciría a decisiones sobre las fechas de vencimiento de pago, por ejemplo, de manera a optimizar al máximo la tesorería.
Su impacto en la tesorería
Como hemos mencionado, las deudas a proveedores influyen en la tesorería de la empresa y representan un recurso financiero importante. Hoy en día, muchas empresas buscan alargar sus plazos de pago para disponer de este recurso financiero el mayor tiempo posible.
Deudas a proveedores elevadas pueden traducirse, no solo por una confianza elevada de los socios comerciales hacia la empresa en cuestión, sino también por una disminución de las necesidades en capital de trabajo.
Optimizar el BFR con la gestión de la cuenta de proveedores
¿Qué es el fondo de maniobra?
El fondo de maniobra (o BFR) es un indicador que representa las necesidades de financiación a corto plazo de una empresa. Se trata del monto necesario para que las empresas cubran sus gastos corrientes mientras esperan el pago de sus clientes.
El BFR testifica la autonomía financiera de la empresa: si una empresa es capaz de financiar sus costos antes de que le paguen sus clientes, entonces es autónoma financieramente.
Para calcularlo, el BFR cuenta con dos fórmulas de cálculo: una simplificada y una extendida.
Fórmula simplificada
Fondo de maniobra = Cuentas por cobrar + Inventarios - Deudas (todas las deudas no financieras)
Fórmula extendida
Fondo de maniobra = Empleos de explotación - Recursos de explotación
Podemos interpretar tres resultados posibles:
El BFR es positivo: Los empleos de explotación son superiores a los recursos de explotación. Esto significa que la empresa tiene una necesidad de financiación para ciertos de sus empleos. Deberá financiarlos con su capital de trabajo o con sus deudas financieras.
El BFR es nulo: Los empleos de explotación están cubiertos por los recursos de explotación. La empresa no tiene necesidad de financiación pero no dispone, sin embargo, de ningún excedente financiero.
El BFR es negativo: Los empleos de explotación están totalmente cubiertos por los recursos de explotación. La empresa no tiene necesidad financiera y, de hecho, generará incluso un excedente que aumentará el saldo de la tesorería neta.
A leer también : ¿Qué es una necesidad de tesorería?
¿Cómo podría la gestión de la cuenta de proveedores optimizar el BFR?
La mayoría de las veces, cuando una empresa tiene un BFR positivo, es cuando sus plazos de pago establecidos con sus proveedores son más cortos que sus plazos de pago con sus clientes: debe desembolsar dinero que aún no ha recibido.
En la situación inversa, cuando el BFR es negativo, se dice que las empresas disponen de recursos en capital de trabajo. Esto significa que los plazos de pago con los proveedores son más largos que los de los clientes. A menudo este es el caso del sector de la gran distribución, donde los clientes pagan al contado.
Con el fin de optimizar el BFR, es posible gestionar mejor su cuenta de proveedores. Por ejemplo, es posible:
Negociar los plazos de pago establecidos con los proveedores. Esto permitiría a la empresa tener un margen suficiente que le permitiría generar valor antes de realizar cualquier pago.
Evitar al máximo los pagos anticipados.
Seleccionar a los proveedores cuyos plazos de entrega sean más cortos. Es importante que la actividad de la empresa pueda continuar y intensificarse para generar el máximo de valor mientras espera pagar a los proveedores.
Optimizar las órdenes de compra: asegurarse de no realizar todos los pedidos a la vez para no verse abrumado de facturas de proveedores.
No anticipar el pago a los proveedores para obtener descuentos.
La necesidad de fondo de maniobra puede optimizarse considerablemente a través de una buena gestión de la cuenta de proveedores dentro de la empresa, siendo el objetivo siempre asegurar la salud financiera de la empresa a corto, medio y largo plazo.
Los riesgos de una gestión ineficaz de la cuenta de proveedores
Una gestión ineficaz de la cuenta de proveedores expone a la empresa a múltiples riesgos que pueden ser financieros, estratégicos o incluso operacionales.
Los retrasos en los pagos
Uno de los riesgos que resulta de una gestión ineficaz de la cuenta de proveedores es el retraso en los pagos. Los plazos, cuando se prolongan repetidamente o durante períodos demasiado largos, pueden tener un impacto tanto en los proveedores como en la empresa.
El riesgo para los proveedores, esencialmente para las pequeñas empresas que no disponen de suficientes recursos financieros, es verse paralizados financieramente debido al incumplimiento de sus facturas por parte de las empresas.
Para las empresas, los retrasos en los pagos pueden generar penalizaciones financieras significativas que podrían afectar directamente su rentabilidad. El hecho de no reembolsar sus deudas a proveedores a tiempo puede influir negativamente en las decisiones estratégicas que no estarían basadas en los números correctos. Esto también puede impactar en las relaciones con los proveedores y el suministro de productos y servicios. Si los retrasos en los pagos conciernen a las materias primas, por ejemplo, los proveedores pueden decidir poner fin a la relación comercial, lo que tendría una consecuencia inmediata en el suministro de la empresa.
Reputación y relaciones comerciales deterioradas
Errores en el tratamiento de facturas, retrasos frecuentes o incluso problemas de comunicación pueden aparecer como resultado de una mala gestión comercial. La reputación de la empresa puede verse afectada, lo que tendrá un impacto no solo en las relaciones existentes con los socios comerciales, sino también en la capacidad de la empresa para negociar plazos favorables con nuevos proveedores.
Tesorería frágil
Pagos imprevisibles, mal planificados o en retraso en numerosas ocasiones pueden conducir a una fragilidad de la tesorería de la empresa. Por lo tanto, la previsión de inversiones o incluso la gestión de los costos operacionales se ven comprometidas y conducen a desequilibrios presupuestarios significativos. Esta inestabilidad financiera podría conducir a la falta de viabilidad de la empresa a largo plazo.
Litigios y fraudes
Una gestión ineficaz de la cuenta de proveedores puede ser la causa de litigios o fraudes. Por ejemplo, cuando una empresa contabiliza todas sus deudas a proveedores, es posible que también contabilice deudas de proveedores fraudulentos. Estas deudas se contabilizarán al mismo nivel que las demás, lo que podría costar caro a la empresa.
Además, si estas deudas a proveedores no se gestionan bien, algunas deudas podrían permanecer impagas o pagarse dos veces, lo que podría llevar a conflictos legales costosos dentro de la empresa y con los proveedores.
Necesidad de capital de trabajo
Finalmente, la necesidad de capital de trabajo puede aumentar debido a una gestión ineficaz de la cuenta de proveedores. Plazos de pago de deudas a proveedores demasiado largos pueden conducir a un exceso de deudas a proveedores en el balance en relación a las cuentas por cobrar o a los inventarios, lo que tiende a aumentar el BFR.
Por lo tanto, existen múltiples riesgos relacionados con una gestión ineficaz de la cuenta de proveedores. Estos riesgos tienen consecuencias inmediatas a largo, medio y corto plazo, y podrían impactar directamente la tesorería de la empresa. Para remediar esto, optimizar y favorecer una gestión de la cuenta de proveedores eficiente y proactiva, numerosas soluciones de gestión financiera ofrecen apoyo a los directores de empresa.
Las soluciones SaaS de gestión de la cuenta de proveedores
Hoy en día, muchas empresas adoptan soluciones SaaS de gestión financiera. Estas soluciones ofrecen automatización avanzada, seguimiento en tiempo real y apoyo en la gestión de las relaciones que mantienen con sus proveedores.
Automatización
La automatización avanzada introducida por las soluciones SaaS en todos los procesos de gestión de la cuenta de proveedores tiene numerosas ventajas. Los errores relacionados con tareas manuales se reducen considerablemente, lo que acelera el tratamiento de facturas, la gestión de plazos de pago y todas las operaciones relacionadas con los proveedores. El tiempo ahorrado gracias a esta automatización permite a los empleados o directores de la empresa dedicarse a actividades de mayor valor añadido.
Seguimiento en tiempo real
Las empresas tienen una visibilidad total sobre todas las operaciones en curso. Las soluciones SaaS les ofrecen paneles de control completamente personalizables que permiten un seguimiento en tiempo real de los pagos realizados o a realizar, las deudas a proveedores en curso, las diferentes facturas, los acuerdos contractuales con los diferentes proveedores. Este seguimiento facilita enormemente la toma de decisiones así como la previsión de la tesorería.
Gestión de relaciones con proveedores
Funcionalidades que permiten mantener los canales de comunicación con los proveedores abiertos, establecer condiciones de colaboración transparentes y reforzar las asociaciones estratégicas.
Un ejemplo de solución SaaS: Qotid
Qotid es la solución todo en uno que acompaña a los directores de TPE/PME y a las direcciones financieras en su gestión financiera global. Dotada de múltiples funcionalidades en inteligencia empresarial, creación de informes, gestión de tesorería, Qotid también ofrece funcionalidades en gestión de compras. Se implementan numerosos recursos para que los directores gestionen mejor sus facturas con proveedores. Se trata de una plataforma colaborativa que mejora la comunicación entre los equipos, establece circuitos de validación de facturas para una organización más eficiente. Qotid también ofrece visibilidad y seguimiento en tiempo real de la tesorería, lo que permite a los directores tomar las decisiones más efectivas posibles.
Las soluciones SaaS son, por lo tanto, la solución para permitir a las empresas una gestión de la cuenta de proveedores efectiva. Además de ofrecer una solución perfectamente automatizada, garantizando un seguimiento en tiempo real y dotada de funcionalidades de gestión de relaciones con proveedores, estas soluciones SaaS aseguran la confidencialidad de los datos financieros, están conformes a las regulaciones en constante evolución y se adaptan perfectamente a las necesidades de las empresas gracias a su alta tecnología.
La gestión de la cuenta de proveedores es, por lo tanto, una gestión que merece ser realizada correctamente y no ser descuidada, ya que tiene un impacto directo en la tesorería de la empresa. La cuenta de proveedores tiene un papel esencial en la cadena de valor de la empresa y sus desafíos representan una verdadera palanca que la empresa debe explotar para optimizar al máximo su tesorería.
Una gestión ineficaz de esta cuenta de proveedores podría tener consecuencias sobre la salud financiera de la empresa. Para enfrentar estos riesgos, las empresas tienen todo el interés en invertir en una solución SaaS como Qotid, que ofrece funcionalidades en la gestión de la cuenta de proveedores, cuyo objetivo es acompañarlas en este proceso.
En resumen:
La gestión de la cuenta de proveedores es un elemento clave de la salud financiera de una empresa. Consiste en gestionar las relaciones con los proveedores, incluyendo los contratos, los plazos de pago y las deudas a pagar.
La cuenta de proveedores juega un papel estratégico en la sostenibilidad de la empresa al garantizar la fluidez de la cadena de suministro y evitar posibles litigios. Está compuesta de diversos elementos como el número y la diversidad de proveedores, los plazos de pago, las negociaciones, las deudas a proveedores, el volumen de existencias y el capital de trabajo.
Una buena gestión de la cuenta de proveedores permite favorecer los recursos financieros de la empresa, tener una representación confiable de la tesorería real y preservar el entendimiento comercial con los proveedores. Por lo tanto, es importante dominar sus negociaciones con sus proveedores y seguir regularmente la evolución de sus deudas a proveedores para optimizar su tesorería.
F.A.Q:
¿Por qué es importante dominar sus negociaciones con sus proveedores?
Es importante dominar sus negociaciones con sus proveedores para garantizar una representación confiable de la tesorería real de la empresa y preservar el entendimiento comercial con los proveedores. Negociaciones repetidas y abusivas o el incumplimiento de los plazos fijados pueden llevar a un deterioro de la relación con los proveedores y a la incapacidad de la empresa para tener una visión clara sobre su tesorería real.
¿Cuáles son los elementos que componen la cuenta de proveedores?
La cuenta de proveedores está compuesta de diversos elementos como el número y la diversidad de proveedores, los plazos de pago, las negociaciones, las deudas a proveedores, el volumen de existencias y el capital de trabajo. Representa la forma en que la empresa gestionará sus relaciones con todos sus socios comerciales de los que depende, ya sea para sus materias primas, sus productos o sus servicios.
¿Cómo puede una buena gestión de la cuenta de proveedores favorecer los recursos financieros de la empresa?
Una buena gestión de la cuenta de proveedores permite garantizar la fluidez de la cadena de suministro, evitar posibles litigios y preservar el entendimiento comercial con los proveedores. Esto puede traducirse en una buena comunicación, una calidad constante en los productos entregados o en los servicios realizados, una mayor reactividad ante las fluctuaciones del mercado, posibilidades de negociación o incluso condiciones de pago ventajosas. Todos estos elementos pueden contribuir a una optimización de la tesorería y a un aumento de los recursos financieros de la empresa.