Le contrôle de gestion est un système de pilotage de la performance qui a pour objectif principal d’assurer la bonne gestion d’une entreprise et l’atteinte des objectifs fixés.
Le contrôleur de gestion a donc un rôle primordial puisqu’il jongle quotidiennement avec des données relatives aux différents services de l’entreprise, qu’il traduit dans un second temps en insights ou indicateurs concrets dans le but d’aider la direction générale à prendre les meilleures décisions possibles.
Pour mener à bien sa mission, le contrôleur de gestion peut, heureusement, s’appuyer sur plusieurs outils de pilotage de la performance.
Quels sont les “types” d’outils de contrôle de gestion
Il n’est pas simple de catégoriser les outils de contrôle de gestion.
Car même s’ils ne sont pas tous interdépendants, ils sont complémentaires, évolutifs et permettent au contrôleur de gestion d’assurer son rôle d’”accompagnateur stratégique” de l’entreprise.
On pourrait néanmoins diviser les outils du contrôle de gestion en 3 grands domaines ou 3 grandes catégories que sont :
- Les outils prévisionnels et budgétaires
- Les outils de contrôle
- Les outils de pilotage et de communication
Alors quels sont les outils de pilotage de performance indispensables aujourd’hui et quelle est leur utilité ? C’est ce que nous allons voir tout de suite.
Les 5 principaux outils du contrôle de gestion
Rentrons dans le vif du sujet : Les outils clés de gestion d’entreprise les plus utilisés sont : Les budgets prévisionnels (outils prévisionnels), la comptabilité générale et la comptabilité analytique (outils de contrôle), les reportings et les tableaux de bord (outils de pilotage et de communication).
Les outils budgétaires
Le budget prévisionnel est un incontournable pour anticiper les changements et surtout pour s’assurer que les capacités financières sont bien alignées avec la stratégie globale de l’entreprise.
Il est possible de créer plusieurs budgets et scénarios spécifiques (ventes, investissements etc.)
Quoi qu’il en soit, pour établir un budget, il faut se baser à la fois sur les données passées et actuelles de l’entreprise afin de réaliser une estimation réaliste des futures recettes et dépenses et ainsi anticiper le résultat.
Les budgets prévisionnels permettent de planifier vos encaissements et vos décaissements, vos ressources en personnel ainsi que vos besoins de trésorerie.
Le contrôleur de gestion doit par ailleurs suivre les écarts entre le réel et le prévisionnel afin de pouvoir mettre en place des actions correctrices si besoin et assurer la bonne atteinte des objectifs.
Les budgets peuvent être faits directement via un tableur Excel, néanmoins, afin d’éviter les erreurs de saisie manuelle et la perte de temps, il est fortement conseillé d’utiliser une solution budgétaire dédiée.
La comptabilité générale
Nécessaire et surtout obligatoire, la comptabilité générale représente la première source de données d’une entreprise et sert de socle à la comptabilité analytique (et à la gestion de l’entreprise en général).
Une entreprise se doit en effet d’enregistrer toutes ses transactions et la comptabilité générale permet d’avoir une vue d’ensemble des flux financiers entrants et sortants, ainsi que de son actif et de son passif.
Le contrôleur de gestion traduit ces informations en résultats, analyse les marges et les ratios et compare la performance globale de l’entreprise avec les structures concurrentes auprès des différentes parties prenantes.
Néanmoins, même si elle est correctement tenue, la comptabilité générale reste moins précise que la comptabilité analytique.
La comptabilité analytique
Même si elle ne représente pas une obligation légale, la comptabilité analytique est indispensable au contrôle de gestion. La grande différence avec la comptabilité générale est qu’elle permet d’avoir une vue plus précise sur les coûts de chaque département/catégorie de produits de l’entreprise et donc, de pouvoir mieux mesurer la performance de celle-ci.
Dans tous les cas, en ce qui concerne la comptabilité de votre entreprise, le principal est qu’elle soit à jour et correctement tenue. Si vous souhaitez faire du reporting et analyser vos données de manière réactive, le mieux est d’avoir une comptabilité internalisée.
Si votre comptabilité est externalisée, il est toujours possible de faire du reporting mais ce sera nettement plus compliqué si celle-ci vous est envoyée par votre prestataire 2 fois par an seulement.
Le reporting
C’est tout simplement la représentation des résultats et indicateurs de performance sous forme de rapport d’activité.
Le reporting permet aux décideurs de visualiser rapidement et de façon globale, les performances d’un produit, d’une activité, d’un département ou encore d’un groupe d’entreprises.
Ainsi, un reporting peut être composé de n’importe quel “type” de données.
On distingue généralement les reportings financiers, des reportings commerciaux, RH ou encore des reportings d’activité.
Il est notamment très utile aux équipes pour débriefer avec les responsables d’activité puisque les données sont représentées de manière visuelle et explicite.
Excel est en général l’outil de base pour réaliser des reportings, outil utile mais souvent chronophage et difficile à partager, nous vous conseillons d’utiliser une solution digitale vous permettant d’automatiser vos reportings en quelques clics.
Le tableau de bord
Similaire mais plus précis que le reporting, le tableau de bord est à la fois un outil de communication et de pilotage dans le sens où il comporte davantage d’indicateurs précis, qui permettent, lorsqu’ils sont analysés, d’aider à la prise de décision stratégique.
Le tableau de bord est généralement utilisé quotidiennement et regroupe toute la data brute récoltée précédemment via les autres outils.
Le tableau de bord est ainsi composé d’indicateurs clés et non plus de données brutes. Il doit mettre en évidence les résultats réels et les dysfonctionnements pour permettre aux managers et décideurs de mettre en place des actions correctrices le cas échéant.
Il s’agit de l’outil de pilotage de référence pour le contrôle de gestion.
L’utilité des outils de contrôle de gestion pour les PME-ETI
Selon la taille de l’entreprise, il n’est bien-sûr pas indispensable d’utiliser tous les outils du contrôle de gestion abordés dans cet article.
Néanmoins, il est préférable de ne pas se limiter à un seul outil.
Par ailleurs, certaines entreprises passent encore une dizaine d’heures par semaine en moyenne à saisir manuellement leurs données financières.
Or, à partir du moment où votre activité se développe un minimum, il est fortement conseillé de faire appel à une solution de pilotage de la performance et d’automatisation des reportings.
De nombreux logiciels permettent aujourd’hui de faire gagner du temps et de faciliter la collaboration entre les équipes ou même entre les groupes multi-établissements.
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