Le budget prévisionnel est un outil de gestion incontournable pour toute entreprise. Cependant, élaborer un budget prévisionnel n’est pas toujours chose aisée. Par où commencer ? De quelles charges doit-on tenir compte ? Comment prévoir ses dépenses sans rien oublier ? Découvrez dans cet article tous nos conseils afin d’élaborer un budget prévisionnel.
Étape 1 : Le choix de l’outil
Quel outil choisir pour réaliser son budget prévisionnel ? Il y a trois manières de construire un budget prévisionnel :
- En utilisant Excel ou autres tableurs. Si ce type d’outils offre une souplesse d’utilisation notable, la tâche est néanmoins extrêmement chronophage. De plus, cela nécessite de posséder à la fois de bonnes connaissances en comptabilité, et un savoir-faire en matière de modélisation financière, au risque de se retrouver avec des cellules liées de façon incorrecte et des erreurs dans les chiffres.
- Faire appel aux services d’un expert-comptable. Cette option permet de se libérer d’une grande charge de travail, mais est particulièrement onéreuse.
La meilleure solution reste celle d’un outil de budget prévisionnel, et plus globalement de reporting de gestion qu’est-ce que le reporting ? en ligne. En effet, ces outils permettent un gain de temps considérable grâce à une automatisation et une ergonomie réfléchie pour vous faciliter l’expérience. De plus, si vous avez des problèmes, ou que vous n’arrivez pas à tout mettre en œuvre, une équipe support est à votre disposition. À l’inverse d’Excel où si une erreur est commise, personne ne pourra vous aider à la corriger.
Étape 2 : Se référer aux données historiques de l’entreprise
Avant même de réaliser votre budget prévisionnel, vous devrez vous munir de certaines informations :
- Les données historiques de votre entreprise (états financiers des années passées, budgets prévisionnels précédents, KPI’s…)
- Votre connaissance du secteur
- Votre étude de marché
- …
Toutes ces données sont importantes car elles vous permettront de comprendre comment l’entreprise a évolué sur les plans opérationnels et financiers (exemple : croissance du chiffre d’affaires, évolution de la structure de coût, investissement et leviers de croissance mis en place.)
Étape 3 : Lister les encaissements et les décaissements
Le budget prévisionnel est un tableau avec des colonnes représentant les mois et des lignes représentant des postes de dépenses ou des rentrées d’argent. Dans ce tableau doivent figurer :
- Les encaissements (= rentrées d’argent)
- Les décaissements (= sortie d’argent)
Les encaissements
Il faut dans un premier temps établir une liste des rentrées d’argent susceptibles de survenir dans les prochains mois. Pour faciliter l’exercice, vous pouvez les catégoriser
- Les subventions ou aides financières auxiliaires (remboursement URSAFF, prime d’emploi, crédit impôt recherche…)
- Les ventes & facturations clients
- Les divers prêts bancaires, l’affacturage, le crowdlending…
- Les apports en capital
- Le crédit de TVA (si vous déduisez davantage de TVA que vous n’en collectez)
- Les apports en compte courant d’associé
Vous pouvez aller encore plus en détail en fonction de vos besoins. Par exemple, vous pouvez préciser si l’encaissement a été effectué en espèces, en chèque, par virement bancaire etc...
Les décaissements
Au tour des décaissements de subir le même sort. Listez tous vos décaissements (sorties d’argent).
Les charges fixes : Les charges fixes correspondent aux charges, aux frais qui sont récurrents
- Frais de locaux : Loyer, nettoyage et entretien général, abonnements (internet, téléphone, logiciel…), eau et électricité ;
- Frais de personnel : salaire, charges patronales, charges sociales, tickets restaurants ;
- Assurances (de bien, de responsabilité…) ;
- Achat de fournitures ;
- Marketing (publicités, SEA, réseaux sociaux, flyers, salons…) ;
- Remboursement de prêts ;
- Frais bancaires (tenue de compte, commission d’intervention) ;
- Impôts ;
- TVA.
Les charges variables : Les charges variables, également appelées « charges d'activités » ou « charges opérationnelles », varient en fonction de l'activité d'une entreprise et de l'augmentation de son chiffre d'affaires.
- Achat de matière première et autres charges de fournisseurs ;
- Frais d’expédition ;
- Frais de transport ;
- Gestes commerciaux et remboursements clients ;
- Prestataires (expert-comptable, avocat, sous-traitance, auditeurs, conseiller en gestion) ;
- Les frais de packaging ;
- Les contrats de sous-traitance ;
- Les commissions ;
- Les coûts de distribution.
Étape 4 : Se poser les bonnes questions
Afin de protéger votre trésorerie, il serait judicieux de vous poser quelques questions. Elles vous permettront d’identifier les charges qui nuisent à l’état de la santé financière de votre entreprise :
- Quelles sont les dépenses indispensables pour votre entreprise ?
- Quelles sont les dépenses inutiles à votre entreprise ?
Quelques bonnes pratiques selon Qotid :
- Soyez particulièrement prudent avec vos charges variables, il est assez simple de sous-estimer les dépenses à venir.
- Soyez attentif aux délais de paiement de vos clients et/ou de vos fournisseurs. La date d’encaissement ou de décaissement doit être renseignée avec le plus de précision possible.
- Ne négligez pas les petites sommes : vous vous dîtes sûrement que seules, elles ne représentent pas grand-chose… Mais si vous les additionnez, elles peuvent rapidement vous mettre dans le rouge.
- Prenez en compte le risque de subir des retards de paiement. Les ignorer peut vous mettre en difficulté puisque c’est un élément central dans votre plan de trésorerie.
Pour résumer :
Le budget prévisionnel est un outil de gestion essentiel pour toute entreprise. Pour élaborer un budget prévisionnel efficace, il est important de choisir le bon outil, de se référer aux données historiques de l'entreprise, de lister les encaissements et les décaissements, et de se poser les bonnes questions pour protéger la trésorerie. Les outils de budget prévisionnel en ligne comme Qotid sont une solution recommandée pour leur gain de temps et leur ergonomie. Il est important de prendre en compte les charges fixes et variables, de faire attention aux délais de paiement et aux petites sommes, et de prévoir les retards de paiement potentiels.
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F.A.Q :
Qu'est-ce qu'un budget prévisionnel ?
Un budget prévisionnel est un outil de gestion qui permet de prévoir les encaissements et les décaissements d'une entreprise pour une période donnée.
Pourquoi est-il important d'élaborer un budget prévisionnel ?
Un budget prévisionnel permet de planifier les dépenses et les recettes de l'entreprise, de prévoir les besoins en trésorerie et de prendre des décisions éclairées en matière de gestion financière.
Comment savoir si une dépense est indispensable ou inutile pour l'entreprise ?
Pour savoir si une dépense est indispensable ou inutile pour l'entreprise, il est recommandé de se poser les bonnes questions, telles que : "Cette dépense est-elle nécessaire pour le fonctionnement de l'entreprise ?", "Cette dépense va-t-elle générer des revenus supplémentaires pour l'entreprise ?" ou "Cette dépense peut-elle être réduite ou éliminée sans affecter la qualité des produits ou services de l'entreprise ?".
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