Le contrôle de gestion repose sur une mesure chiffrée de l’activité de l’entreprise puis sur une analyse afin d’en tirer des conclusions et des décisions quant à la stratégie à adopter. Dans ce mode de fonctionnement, la qualité de l’information utilisée revêt une importance toute particulière. Quand la stratégie est fondée sur des données, leur qualité influence mécaniquement la pertinence de la stratégie. Or, selon BlackLine, 2/3 des cadres financiers pensent avoir déjà pris une décision à partir de données erronées. Ce chiffre préoccupant souligne les manquements des entreprises quant à la véracité de leurs données financières, et leur vulnérabilité face à des erreurs pourtant fréquentes.
L’information financière, une ressource-clef
Les données financières doivent être exactes et actualisées pour empêcher d’éventuels problèmes légaux comme stratégiques. Tout d’abord, il va sans dire que des données erronées posent problème d’un point de vue fiscal. En effet, l’obligation de tenir une comptabilité à jour suppose une information vérifiée et fiable sur les comptes. De plus, de mauvaises informations peuvent mener à des coûts en hausse et des inefficiences. Par ailleurs, si l’entreprise adopte un pilotage fondé sur des indicateurs financiers, leur précision devient vitale pour les décideurs. Une mauvaise information en amont apportera donc un indicateur faussé. De là, le lecteur du tableau de bord tirera nécessairement une mauvaise conclusion par rapport à la réalité de l’activité. Concrètement, ces erreurs de données surviennent dans la moitié des entreprises, toujours selon BlackLine, et demandent une semaine de rectifications aux équipes. Pour un restaurant par exemple, une erreur dans le report des coûts des matières premières donnera des marges sur solides fausses.
L’identification des facteurs de baisse de la qualité des données financières
La première étape de la solution à la mauvaise qualité de l’information financière consiste à identifier les facteurs d’erreurs. Ceux-ci sont nombreux et sont d’abord dus à la taille de l’entreprise. Un grand établissement aura en effet plus de chances d’avoir de multiples collaborateurs responsables d’une partie du reporting. Si la multiplicité des sources est utile pour l’exhaustivité des données, elle multiplie mécaniquement le risque d’erreur. De surcroît, un process de reporting entièrement manuel, avec un classeur commun que les collaborateurs remplissent au fur et à mesure accroît ce même risque. Enfin, au-delà de la multiplicité des agents, une chaîne de relecture complexe est également un facteur de risque. En effet, chaque relecture chaque contrôle ou modification de la donnée par un maillon de la chaîne financière est une occasion de commettre une erreur.
Vers une organisation garantissant la qualité de l’information
Une fois les facteurs de baisse de la qualité de l’information financière identifiés, une solution est possible. Premièrement, une réorganisation de la chaîne comptable est une bonne réponse au problème. Celle-ci peut consister à repenser “de haut en bas” le process, en s’assurant de plusieurs critères. Parmi ces critères, le nombre de données à rentrer par un collaborateur et la présence de systèmes de correction sont deux aspects à prendre en compte en priorité. Une bonne chaîne d’information financière reposera entre autre sur une relecture obligatoire à plusieurs niveaux. Dans le cas d’un restaurant, il est par exemple envisageable de faire relire les chiffres entrés par le responsable des caisses une première fois par le comptable. En outre, les renvoyer vers lui en cas d’écarts peut constituer une politique à même d’augmenter la qualité globale. Enfin, établir un indicateur de la qualité des données financières constitue également une solution. Suivre l’évolution du nombre d’erreurs est peut-être la façon la plus efficace de sensibiliser les équipes et faire augmenter la qualité de l’information financière.
La solution logicielle
Mieux un logiciel de contrôle de gestion permet de concilier une grande diversité de sources avec une qualité certaine. En effet, en rendant possible l’automatisation de l’entrée de données, l’outil réduit le risque d’erreur de saisie. Par ailleurs, un système de comptes diminue également ce risque en limitant le nombre d’informations accessibles par chacun. Enfin, son système de relecture intégré avec validation augmente les chances de corriger d’éventuelles données fausses.
En résumé:
Le contrôle de gestion repose sur une mesure chiffrée de l'activité de l'entreprise et une analyse pour prendre des décisions stratégiques. Cependant, la qualité de l'information utilisée est cruciale pour la pertinence de la stratégie. Selon BlackLine, 2/3 des cadres financiers ont déjà pris une décision à partir de données erronées.
Les données financières doivent être exactes et actualisées pour éviter les problèmes légaux et stratégiques. Les facteurs de baisse de la qualité des données financières comprennent la taille de l'entreprise, un processus de reporting manuel, une chaîne de relecture complexe et une multiplicité des sources.
Une réorganisation de la chaîne comptable, une relecture obligatoire à plusieurs niveaux et un indicateur de la qualité des données financières peuvent aider à améliorer la qualité de l'information financière. Les logiciels de contrôle de gestion peuvent également aider en automatisant l'entrée de données, en limitant l'accès aux informations et en intégrant un système de relecture avec validation.
F.A.Q:
1. Pourquoi la qualité de l'information financière est-elle importante pour le contrôle de gestion ?
La qualité de l'information financière est importante pour le contrôle de gestion car elle influence la pertinence de la stratégie de l'entreprise. Des données erronées peuvent entraîner des problèmes légaux et stratégiques, ainsi que des coûts en hausse et des inefficiences.
2. Quels sont les facteurs de baisse de la qualité des données financières ?
Les facteurs de baisse de la qualité des données financières comprennent la taille de l'entreprise, un processus de reporting manuel, une chaîne de relecture complexe et une multiplicité des sources.
3. Comment améliorer la qualité de l'information financière ?
Pour améliorer la qualité de l'information financière, une réorganisation de la chaîne comptable, une relecture obligatoire à plusieurs niveaux et un indicateur de la qualité des données financières peuvent être mis en place. Les logiciels de contrôle de gestion peuvent également aider en automatisant l'entrée de données, en limitant l'accès aux informations et en intégrant un système de relecture avec validation.
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