La définition d'un bon reporting

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Comme nous l’avons vu dans l’article précédent le reporting est un des éléments phare d’une stratégie d’entreprise efficiente. Cet outil permet de matérialiser la donnée afin de mesurer la performance de votre activité. Vous avez sans doute opté aussi pour le reporting dans votre entreprise. Mais adoptez-vous les points importants pour que celui-ci soit bien réaliser ? Dans cet article vous découvrirez 3 astuces qui feront de vous un pro du reporting !

Astuce 1 : Choisir les bon Kpi / les bonnes données dans un reporting

Véritables outils d’aide à la décision, veillez à bien sélectionner vos indicateurs. Et pour les sélectionner, n’oubliez pas que ces derniers vont être lié au public concerné. Pour éviter le côté chronophage trop souvent associé à l'élaboration d'un rapport, anticipez, collectez et notez les informations au fur et à mesure. Le meilleur moyen d'accéder à une donnée la plus pertinente et la plus récente possible est encore de s'appuyer sur une base technique solide. En automatisant les processus de collecte et d'analyse, un outil de Business Intelligence peut vous aider à agréger les données pour les rendre plus lisibles et compréhensibles rapidement : c'est du temps gagné et des problèmes en moins.

Astuce 2 : Utiliser les bons graphiques et tableaux de bord pour donner du sens à votre reporting

Une fois les indicateurs pertinents sélectionnés, une bonne partie du travail est faite. Le format de la présentation est tout aussi important. Il n'est pas toujours facile de choisir la bonne illustration pour exprimer un indicateur, mais choisir le mauvais graphique peut mener à certaines erreurs d'interprétation. La première règle est simple : un graphique représente un message. C’est à ce moment-là que vous pouvez réaliser des tests, n'hésitez pas à faire part de toutes vos propositions à vos collègues pour sélectionner la meilleure option sur un type de donnée. La bonne compréhension passe aussi par une contextualisation poussée : des commentaires, une légende, des couleurs adaptées pour faire ressortir l'essentiel, etc. Offrez toutes les chances à vos interlocuteurs de bien comprendre les informations que vous souhaitez partager. Le choix du bon graphique à son importance, il en existe d’ailleurs plusieurs :

1. Montrer une relation entre plusieurs données
1.1 Bubble chart

Objectif : permet de mettre en relation 3 indicateurs afin d’illustrer des corrélations / Application : Les graphiques à bulles sont généralement utilisés pour comparer et montrer les relations entre des labels et des catégories, par l’utilisation du positionnement et des proportions.

1.2 Force directed graph
Force Directed Graph - Qu'est ce que c'est ? | Toucan Toco

Objectif : permet de mettre en relation 3 indicateurs afin d’illustrer des corrélations / Application : Permet d’identifier des liens entre canaux en termes de volume ou de flux, et permet des comparaisons deux à deux.

1.3 Graphique en courbe
Exercice 3

Les graphiques en courbe sont parfaits lorsqu’il s’agit d’afficher des évolutions en fonction du temps. Ils sont compacts, clairs et précis. Le format des graphiques en courbes est courant et familier pour la plupart des gens, ce qui les rend simples à comprendre en un coup d’œil.

Objectif : Ce graphique offre la possibilité d’illustrer des dizaines d’indicateurs n’ayant pas (ou peu) de rapports directs entre eux / Application : Utilisez ce graphique afin de présenter des données de différentes valeurs et unités

2.  Comparer ses données

                                                                                              Diagramme histogramme

Objectif : Comparaison classique de volume ou de flux. La dimension peut aussi être temporelle / Application : Utilisez plusieurs indicateurs dans un même groupe afin de comparer vos données. Restez simple, ne comparez pas plus de 3 indicateurs à la fois.

                                                                         Diagramme histogramme horizontal

Objectif : Cette visualisation de données permet de comparer des entités entre elles, comme la performance d’une entreprise par rapport à son concurrent / Application : Un histogramme horizontal peut être utilisé lorsque qu’il y a plus de 10 labels à comparer. Ce type de visualisation peut comparer jusqu’à 3 types de données différentes. Il est possible de cumuler des informations à l'aide de graphiques composites. Par exemple une série en courbe et une autre en bâtons avec le graphique mixtes.

Conseils : attention aux graphiques trop sophistiqués comme les visualisations 3D. Esthétiques certes, et encore... elles perdent en efficacité en complexifiant la lecture des résultats.

3.  Représenter une proportion

                                                                                           Diagramme circulaire

Le diagramme circulaire est bien approprié pour visualiser un % parmi un ensemble donné (appelé aussi le camembert)

4.  Représenter un ratio

                                                                                          Diagramme en jauge

Le camembert peut être utilisé, mais la jauge est plus pertinente, car elle montre le positionnement entre 0% et100%

Astuce 3 : Rendre le reporting disponible et compris de tous

Soyez concis et synthétique en évitant les reportings beaucoup trop long et choisissez de préférence une solution interactive ! L’idée n’est tout de même pas de saturer l’esprit de vos collaborateurs avec des reporting interminables.Aller à l’essentiel ! Une solution interactive permet cette simplicité. En une slide elle permet de filtrer la donnée. L'information est donc globale et peut se préciser ! Faîtes participer toute votre équipe car cet outil d’entreprise demande des données issues de différents services. C’est un outil construit collectivement. En son sein, on y retrouve des données issues de la RH, de la comptabilité, des achats.De ce fait, faire travailler tout ce petit monde ensemble est particulièrement efficace. Vous l’aurez compris par vous-même l’un des enjeux du reporting est l’humain ! Nous demandons aux collaborateurs de participer à la production de données alors il est alors fondamental de leur apporter des retours, d’ajuster leurs actions et de les féliciter dans les succès !

En définitive, un bon reporting est aussi un reporting qui évolue ! Il se peut que votre société fasse face à de bonnes et de mauvaises performances, Faire face à ces fluctuations est un impératif. Vos indicateurs doivent être souples et il faut savoir les modifier en toute circonstance.

Quelques points à retenir :

Un bon reporting :

  • Contient uniquement les indicateurs essentiels (il est concis)
  • Comprend des KPI réfléchis
  • Reflète exactement la santé de votre activité
  • Est interactif
  • Permet de communiquer sur le travail des collaborateurs
  • Évolue

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