5 conseils pour optimiser son poste clients et mieux gérer sa trésorerie

Bien gérer sa trésorerie a toujours été au cœur des préoccupations des entreprises. C’est encore plus vrai dans le contexte d’une activité B2B. Entre les montants plus conséquents et les cycles de paiement longs, garder le contrôle sur ses dépenses et ses revenus peut vite devenir un casse-tête. Pour éviter les catastrophes, de nombreuses pratiques sont à disposition des entreprises pour mieux gérer leur trésorerie, l’optimisation du poste clients en fait partie.

Découvrons dans cet article les bonnes pratiques à appliquer pour gagner en efficacité dans sa gestion du poste clients ainsi que leur impact sur la trésorerie d’une entreprise.

1. S’assurer de la solvabilité de ses clients

L’optimisation du poste clients ne concerne pas que les équipes financières. Elle commence dès le processus de prospection et de vente, souvent réalisé par l’équipe commerciale. Il est donc primordial que votre politique de vente soit claire et bien définie en interne. Vous pourrez ainsi adapter vos conditions de paiement en fonction du profil de solvabilité de chacun de vos prospects ou clients.

Évaluer la solvabilité d’un client potentiel revient à mesurer le risque financier qu’il représente. L’objectif étant de savoir s’il sera en mesure de régler ses factures. Il existe plusieurs indicateurs qui peuvent être pris en compte dans cette analyse (ratios de solvabilité, capacité de remboursement …). Il est également possible de consulter les ressources officielles comme le site de la DGCCRF qui recense toutes les entreprises ayant fait l’objet de sanctions pour non respect des délais de paiement. Enfin, le bouche-à-oreille reste un atout indéniable. Se renseigner auprès d’autres fournisseurs de l’entreprise permet d’avoir des informations concrètes sur ses comportements de paiement.

Avec des conditions de paiement bien définies et une analyse de solvabilité systématique de chaque client, il devient plus simple de réduire le risque d’impayés. Si un client représente un risque trop important, alors il sera sûrement préférable de ne plus travailler avec ce dernier.

2. Avoir un processus de facturation efficace

Un processus de facturation efficace et transparent est très utile pour optimiser son poste clients. Il est en effet possible d’agir en amont pour éviter un retard de paiement.

En plus de contenir toutes les informations relatives au produit ou service vendu, une facture doit être facilement compréhensible pour éviter toute confusion ou malentendu par la suite. Pour ce faire, il est important d'y mentionner :

• Les conditions générales de vente
• Le délai de paiement accordé
• Les modalités de paiement
• Les coordonnées du service clientèle pour les questions et les réclamations

💡 Pour éviter tout litige avec le client, le taux de pénalité de retard applicable peut être mentionné à ce moment.

Au-delà du contenu des factures, avoir le délai le plus court possible avant de les transmettre au client est crucial pour la suite du processus. Cela évite d’entamer la relation commerciale sur de mauvaises bases à cause d’une facture incomplète ou envoyée en retard. Cette pratique permet aussi d'assurer une meilleure visibilité et prévisibilité de trésorerie, favorisant une gestion efficace des flux de trésorerie et une prise de décision plus éclairée en matière de crédit.

3. Piloter et analyser son poste clients en temps réel

Le suivi en temps réel du poste clients et l'analyse de données se révèlent être des atouts essentiels pour optimiser sa gestion de trésorerie. En adoptant une approche proactive de suivi des créances clients et des paiements reçus, il devient plus simple de maintenir une visibilité accrue sur les flux de trésorerie et de maîtriser le risque d’impayés. Identifier rapidement les clients débiteurs permet d’engager des actions de recouvrement pour éviter que les retards de paiement ne s’accumulent et pèsent sur la trésorerie.

Pour faciliter la visualisation de ces données, il existe différents indicateurs stratégiques :

• L’encours clients représente le montant total des créances qu’une entreprise détient sur ses clients, c'est-à-dire les sommes dues pour les biens ou services fournis. Il est généralement segmenté selon les différents statuts des factures concernées (échues, non échues, en litige, en attente de paiement…).
• La balance âgée offre une visualisation des créances clients en fonction de leur ancienneté. Grâce à cette répartition par tranche de retard, l’identification des factures à relancer en priorité est facilitée.
• Le délai de paiement moyen apporte une vision sur la performance des clients en matière de paiement. Plus un client règle ses factures rapidement, plus son délai de paiement moyen sera faible.
• Le prévisionnel d’encaissement permet d’anticiper les rentrées d’argent à venir. En se basant sur le délai de paiement réel des clients d’une entreprise, il est possible de prédire le temps nécessaire avant de recevoir un paiement.

En analysant ces données, les entreprises peuvent élaborer des stratégies de gestion de trésorerie plus précises et pertinentes. Par exemple, elles peuvent adapter leur stratégie de relance en fonction des comportements de paiement de chaque client. Ce qui permet de gagner en efficacité et d’accélérer les encaissements.

4. Automatiser les relances clients

L'automatisation de l'envoi des relances clients constitue un levier majeur pour optimiser de manière efficace le poste clients d’une entreprise. Cette stratégie présente des avantages significatifs en termes d'efficacité opérationnelle, de réduction des retards de paiement et d'amélioration des relations avec les clients. Dans cette optique, de nombreux outils offrent une solution intuitive pour faciliter cette tâche complexe et chronophage de relance clients.

Tout d'abord, l'automatisation des relances permet de gagner un temps précieux. Plutôt que de mobiliser des ressources humaines sur des tâches manuelles et répétitives, vos équipes peuvent se consacrer à des missions à plus haute valeur ajoutée. L’envoi de relances selon un plan d’actions prédéfini évite tout risque d’oubli ou de retard. En effet, un client qui n’est pas relancé risque encore moins de payer. Alors, il est très important d’être intransigeant dans le processus de relances en ne laissant passer aucun retard. Toute facture échue doit être relancée pour être payée.

Un autre aspect clé de l’optimisation de votre recouvrement amiable est la personnalisation des relances. Adapter le message de chaque mail ou courrier selon les habitudes de communication du client renforce l’efficacité des relances ainsi que la relation commerciale. Pour faciliter le suivi de toutes les actions de relance effectuées, il est essentiel de garder un historique complet de tous les échanges : interactions avec les clients, réponses aux relances, paiements reçus… Toutes ces informations facilitent la gestion des dossiers clients.

En automatisant l’envoi des relances clients avec un logiciel de recouvrement tel que LeanPay, il est possible de réduire son délai de paiement moyen de 20% en moyenne. Ce qui signifie que les créances échues le sont pendant moins longtemps, elles pèsent donc moins lourd sur la trésorerie de l’entreprise.

5. Être flexible sur les options de paiement

L’optimisation du poste clients ne s’arrête pas à la relance. L’important ici, c’est de se faire payer. Sauf que si un client qui vient d’être relancé n’a aucune idée de comment régler sa facture, alors tous les efforts précédemment mis en œuvre ne servent plus à rien.

C’est dès l’établissement des conditions générales de vente que doivent apparaître les différentes options de paiement à la disposition du client. Il est important de proposer plusieurs méthodes de règlement pour s’assurer qu’au moins l’une d’entre elles conviendra aux habitudes du client. Du paiement par chèque, jusqu’au virement SEPA et en passant par le paiement par carte bancaire, ce ne sont pas les options qui manquent et chacun pourra s’y retrouver parmi celles-ci.

Enfin, le meilleur moyen pour se faire payer rapidement, c’est de se faire payer au bon moment. Par exemple, il est possible de proposer au client de régler ses factures directement depuis le mail de relance. Il lui suffit ensuite de consulter sa situation et de régler en quelques clics les factures de son choix. Bien sûr, cette astuce ne fonctionne que lors de relances par mail et via une méthode de paiement en ligne.

L’optimisation du poste clients est une pièce maîtresse pour améliorer sa gestion de trésorerie en tant qu’entreprise B2B. Mais la mise en place de toutes ces étapes peut s’avérer complexe et demander un travail d’organisation en interne conséquent. C’est pourquoi s’équiper d’un logiciel de recouvrement favorise cette démarche. En centralisant toutes ces actions dans un outil unique, il est bien plus simple de piloter son poste clients et de faciliter la prise de décision et maximiser sa trésorerie.

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F.A.Q :

1. Qu'est-ce que l'optimisation du poste clients ?

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L'optimisation du poste clients est un ensemble de pratiques visant à améliorer la gestion des créances clients d'une entreprise, afin de réduire les retards de paiement et d'améliorer la trésorerie.

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2. Pourquoi est-il important d'évaluer la solvabilité d'un client potentiel ?

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Évaluer la solvabilité d'un client potentiel permet de mesurer le risque financier qu'il représente et de savoir s'il sera en mesure de régler ses factures. Cela permet de réduire le risque d'impayés.

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3. Quels sont les indicateurs à prendre en compte pour évaluer la solvabilité d'un client potentiel ?

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Il existe plusieurs indicateurs qui peuvent être pris en compte dans l'analyse de solvabilité d'un client potentiel, tels que les ratios de solvabilité, la capacité de remboursement, les antécédents de paiement, etc.

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4. Comment avoir un processus de facturation efficace ?

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Un processus de facturation efficace implique de mentionner toutes les informations nécessaires sur la facture, telles que les conditions générales de vente, le délai de paiement accordé, les modalités de paiement, les coordonnées du service clientèle, etc. Il est également important d'avoir le délai le plus court possible avant de transmettre la facture au client.

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En résumé :

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L'optimisation du poste clients est essentielle pour améliorer la gestion de trésorerie d'une entreprise B2B.
Les bonnes pratiques incluent l'évaluation de la solvabilité des clients potentiels, un processus de facturation efficace, le suivi en temps réel du poste clients et l'analyse de données, l'automatisation des relances clients et la flexibilité sur les options de paiement.

La mise en place de ces pratiques peut être facilitée par l'utilisation d'un logiciel de recouvrement.

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