Rechercher
  • angelinapadierna9

Les 10 limites d'Excel pour le reporting

Mis à jour : il y a 17 heures

Pour la comptabilité ou le suivi de l’activité, nombreuses sont les entreprises à s’appuyer uniquement sur Excel et ses tableaux. Historiquement, il a été le premier logiciel professionnel de son genre à proposer une interface graphique. Il a donc ouvert les portes du calcul par tableur à un large public, sans nécessiter de grandes connaissances informatiques. Aujourd’hui, le logiciel jouit toujours de qualités non négligeables, telles que le bon nombre d’outils, la flexibilité et la possibilité de travailler en équipe sur un classeur. Toutefois, plusieurs limites sont à déplorer, et rendent le tableur peu pratique pour établir un reporting de l’activité.



1. Une présentation peu claire :


Son premier problème lors du reporting réside dans la présentation des données. Lors de son ouverture, un classeur présente habituellement toutes ses données, quoique parfois rangées en onglets. Pour le collaborateur en charge de l’analyse des données, il s’agit là d’un problème. En effet, trouver la donnée pertinente (souvent dans un classeur immense) et son évolution pour en tirer l’information est chronophage.


2. Un manque de personnalisation :


Malgré la possibilité de “bloquer” certaines cellules en fonction de l’utilisateur, Excel ne propose pas d’interface réellement personnalisable. Tous les collaborateurs travaillent généralement sur une même feuille, et ont donc accès à toutes les informations. Ce fonctionnement n’est pas pratique pour la raison évoquée plus haut mais aussi pour des questions de confidentialité.

Si une solution à ce problème peut résider dans un reporting éclaté en plusieurs tableurs, elle n’est pas sans défauts. En effet, compiler plusieurs documents pour établir le reporting final prend du temps et est source d'éventuelles erreurs.


3. Une analyse difficile :


Une fois passée la difficulté d’isoler les données pertinentes, le collaborateur en charge de l’exploitation des données doit les analyser. Pour ce faire, il doit a minima passer par une étape poussive de rédaction de formule afin d’obtenir un indicateur. Ensuite, l’étude suppose l’analyse de l’évolution de l’indicateur, laquelle est difficile car reposant sur d’autres formules pour afficher en parallèle les différentes valeurs de l’indicateur dans le temps.

A noter que l’étape est à répéter pour chaque nouvel indicateur que l’établissement souhaite prendre en compte.


4. Une automatisation impossible :


Il n’est pas possible de relier directement le tableur aux outils de son activité. Par exemple, nul moyen d’y connecter la caisse d’un restaurant pour fournir à la direction un suivi en temps réel de l’activité du jour. Excel demande donc du travail et du temps supplémentaire pour rentrer les données.


5. Des problèmes d’historique :


Plus problématique, Excel présente des problèmes liés à la date d’émission des données présentées. Aussi le lecteur d’un classeur est-il contraint de travailler avec des données anciennes puisque le logiciel ne permet pas le reporting en temps réel. Plus grave, il se peut que les différents collaborateurs en charge de la compilation de données ne les rentrent pas tous en même temps. Ainsi se crée un écart dans un même classeur, avec des indicateurs ne correspondant pas tous à la même date.


6. Un facteur aggravant d’erreurs humaines :


Le manque d’automatisation, la présentation complexe ainsi que l’absence d’un suivi en temps réel engendre des erreurs humaines. Souvent, le calcul d’indicateurs utiles au contrôle de gestion se fait par des formules complexes couvrant plusieurs onglets. Il est donc aisé de laisser passer une erreur de formulation, et de ne pas la corriger pendant plusieurs mois. En outre, la manipulation de fichiers est parfois problématique et mène à des erreurs de versioning. En effet, il est malheureusement facile dans un enchevêtrement de classeurs Excel de plancher sur la mauvaise version et voir son travail réduit à néant.


7. Une collaboration complexe :


Bien qu’Excel dispose d’un système de collaboration, ses restrictions le rendent peu performant en 2020. En effet, il n’est pas possible de voir clairement l’historique et l’avancement du travail de reporting dans un classeur partagé. L’historique n’apparaît que sous forme linéaire et il n’existe pas de moyen visuellement simple de s’assurer du respect des dates-butoirs lors du process de reporting.


Là encore, des problèmes de versioning peuvent apparaître entre deux collaborateurs par

mégarde. Il n’est pas rare que deux membres de l’équipe se comprennent mal et travaillent

sur des versions différentes du classeur.


8. Des problèmes de connaissance au sein de l’entreprise


Souvent sous-estimé, le problème posé par Excel sur l’opérationnalité de l’établissement est réel. La complexité de l’outil demande d’abord un collaborateur très bien formé, d’ailleurs parfois rare. Il arrive que celui-ci soit le plus à l’aise sur le logiciel et que l’organisation repose sur lui pour son reporting. Or, l’entreprise tombe là dans une situation de dépendance vis-à-vis du collaborateur, dont le départ peut causer de graves difficultés.


9. Des mises à jour parfois trop brusques :


Les mises à jour d’Excel tous les quatre ans sont parfois problématiques pour les collaborateurs. Ceux-ci développent en effet une certaine maîtrise de l’outil, et sont parfois bousculés dans leurs habitudes par les profondes refontes d’Excel. Le temps d’adaptation nécessaire est d’autant plus problématique qu’il représente une perte de productivité sur le tableur.


10. Un logiciel qui a un coût :


La question du coût d’Excel pour l’entreprise est souvent négligée. D’ailleurs, les entreprises excluent parfois a priori l’investissement dans un logiciel dédié pour leur reporting à cause de leur prix. Toutefois, la dizaine d’euros mensuels (par collaborateur) à régler pour la suite Office peuvent faire considérer cette option aux établissements. Cette option est d’autant plus pertinente que ce changement simplifie le travail et fait gagner un temps précieux aux collaborateurs.


Quid d’un autre logiciel ?


Face à ces limites, il semble pertinent d’opter pour un logiciel de contrôle de gestion. Grâce un système de profils personnalisés, il permet de limiter l’accès de chaque collaborateur aux données pertinentes. Avec cette fonction, l’entreprise gagne en efficacité en limitant le temps total de rentrée de données. En effet, chacun ne voit que les données de son domaine précis et gagne un temps précieux. Mieux, ces profils empêchent toute erreur par modification malencontreuse de données en dehors de son champ. A cela s’ajoute la simplicité de création d’indicateurs et la création automatique d’un historique pour chacun d’eux. Enfin, le système intégré de relecture et de validation rend le contrôle des données plus aisé et donc plus sûr. Une solution de contrôle de gestion, permet tout cela mais permet également d'améliorer ses performances, de suivre ses résultats et objectifs mais également de facilier la prise de décision. L'adopter est un choix stratégique intéressant pour toutes entreprises.





Contact

+33 973 037 811

Adresse

STATION F

5 Parvis Alan Turing

75013 Paris